Secrétaire assistant administratif - bureautique et IA

Objectifs

Parcours opérationnel de 35 heures centré sur les tâches administratives courantes : rédaction de documents, tableaux de suivi, gestion des emails et agendas, organisation des fichiers, réunions, outils collaboratifs et utilisation responsable de l'IA pour gagner en productivité.

Objectifs pédagogiques :

• Comprendre les principales missions d'un assistant administratif.


• Produire des courriers et documents professionnels.


• Créer des tableaux de suivi fiables.


• Gérer une messagerie, un agenda et des rendez-vous.


• Organiser les fichiers et documents d'une activité administrative.


• Préparer et suivre une réunion.


• Collaborer avec Teams, OneDrive ou outils équivalents.


• Utiliser l'IA pour assister la rédaction, la synthèse et la préparation de documents.


• Adopter une communication et une posture professionnelles.

• Organisation administrative


• Word


• Excel


• Outlook


• Gestion d'agenda


• Classement numérique


• Teams et OneDrive


• Communication professionnelle


• IA générative appliquée à l'administration

Description

Durée : 5 jour(s), soit 35 heures. Formation animée par un formateur expert du domaine, alternant apports théoriques et travaux pratiques. Programme adaptable aux besoins du commanditaire.
Module 1 — Fonction administrative et posture professionnelle (0,5 jour)

Contenus :

• Rôle de l'assistant administratif


• Priorités et organisation


• Confidentialité


• Communication professionnelle


• Qualité de service

• Courriers


• Notes


• Comptes rendus


• Mise en page


• Styles


• Tableaux


• PDF

• Saisie et structuration des données


• Calculs simples


• SOMME, MOYENNE, SI, NB.SI


• Tri et filtres


• Mise en forme conditionnelle


• Graphiques simples

• Rédaction d'emails


• Classement et recherche


• Calendrier


• Prise de rendez-vous


• Invitations


• Gestion des priorités

• Organisation des dossiers


• Partage de fichiers


• Coédition


• Réunions Teams


• Nommage et classement


• Versions

• Rédaction et reformulation


• Synthèse de notes


• Préparation d'un ordre du jour


• Création de modèles


• Prompts professionnels


• Contrôle des erreurs


• Confidentialité

• Traitement d'une demande


• Création de documents


• Suivi Excel


• Organisation d'un rendez-vous


• Communication


• Contrôle qualité

Conditions d'accès

Etre autonome dans l utilisation de base d un ordinateur, d Internet et de la messagerie. Un positionnement initial permet de verifier l adequation du niveau. Un entretien de positionnement valide le profil avant l entree en formation.

Rythme

Temps plein, Temps partiel, Cours du soir, Cours le week-end, Formation hors temps de travail