Titre professionnel assistant de direction

Objectifs

Les compétences de l'assistant de direction sont caractérisées par un ensemble indissociable de composantes techniques, relationnelles et organisationnelles ; leur maintien nécessite le recours à la formation et l'auto-formation en continu. L'assistant de direction optimise les journées des membres de l'équipe de direction en assumant la tenue des agendas. Il organise des réunions et déplacements ; dans toutes ses activités relevant de l'accueil et de l'organisation, il prend en compte d'éventuelles situations de handicap.

Il prépare et suit les dossiers et coordonne les activités, conçoit et actualise des outils de pilotage adaptés. Il collecte et synthétise des informations chiffrées de gestion et contribue au reporting d'activités ou de résultats. Il peut être force de proposition auprès de la direction afin d'améliorer les processus administratifs.

L'assistant de direction collabore avec le chef de projet et l'équipe projet dans le cadre de la gestion des projets de l'équipe de direction ; il contribue à l'atteinte des objectifs des projets. Il met en place des actions de veille informationnelle permettant à la structure de suivre l'actualité réglementaire, juridique, économique, fiscale et sociétale. Il collecte et analyse les données recueillies, rédige et met en valeur les éléments clés puis diffuse les résultats de la veille au format adéquat. Il participe à la définition du plan de projet, recense les contraintes et détermine les ressources nécessaires. Il planifie et ordonnance les différentes opérations et communique sur le projet en interne et en externe. L'assistant de direction prend en charge et optimise l'organisation d'un événement. Il recueille l'ensemble des informations nécessaires à la préparation de l'événement et en planifie le déroulement. Il conçoit des supports de communication en fonction des cibles, assure leur diffusion via des prestataires adaptés et les médias sociaux.

L'assistant de direction travaille sous la responsabilité d'un ou plusieurs supérieurs hiérarchiques ; il respecte les limites de son champ d'action et son niveau de délégation. Son autonomie varie en fonction de la taille et l'organisation de la structure.

Son rôle de facilitateur et de coordinateur l'amène à travailler avec un grand nombre d'acteurs de tous niveaux hiérarchiques, de provenances et de métiers divers, à l'interne comme à l'externe. L'emploi s'exerce généralement de manière sédentaire, avec des déplacements ponctuels. La variété et l'interaction des tâches et des acteurs donnent lieu à de nombreuses interruptions. L'assistant de direction peut être confronté à des situations complexes ; il maintient une disponibilité importante et une grande réactivité en fonction des priorités.

Description

1. CCP 1 : Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décision

Ce module se concentre sur l'organisation administrative de haut niveau et la gestion de l'information.

• Gestion d'agenda complexe : Priorisation des rendez-vous et optimisation du temps du dirigeant.


• Organisation de déplacements et d'événements : Logistique nationale et internationale, séminaires, assemblées générales.


• Veille et gestion de l'information : Recherche documentaire, synthèse de dossiers et aide à la décision.


• Rédaction de supports de communication : Comptes rendus, notes de synthèse, rapports et présentations PowerPoint percutantes.

• Gestion de dossiers spécialisés : Suivi administratif des RH (recrutement, formation), du juridique ou du commercial.


• Coordination de projets : Utilisation d'outils de planification (Gantt, Trello), suivi des échéances et des budgets.


• Optimisation des processus : Mise en place de procédures qualité ou d'outils de travail collaboratifs (Teams, Sharepoint).


• Suivi budgétaire : Tableaux de bord, suivi des indicateurs de performance (KPI) et reporting.

• Communication interpersonnelle : Accueil des visiteurs de marque, gestion des appels complexes, diplomatie et gestion des conflits.


• Communication digitale : Gestion des réseaux sociaux professionnels (LinkedIn), mise à jour de l'intranet ou du site web.


• Anglais professionnel : Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral (niveau B1/B2 minimum requis pour les échanges internationaux).


• RSE et Éthique : Intégration des enjeux de Responsabilité Sociétale des Entreprises dans les pratiques quotidiennes.

Conditions d'accès

Diplome initial : un niveau Bac (toutes series) est requis.
Si vous n avez pas le Bac, une experience significative (3 a 5 ans) dans le secretariat
Maitrise de la bureautique : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
Langues etrangeres : Un niveau B1/B2 en Anglais.