Office manager (H/F)

Description

Dans le cadre d’un remplacement, l’Avise recrute aujourd’hui un(e) assistant(e) de direction en charge des services généraux.

Véritable point d’articulation entre les équipes, la gouvernance et les partenaires externes, vous garantissez le bon fonctionnement quotidien de notre structure et contribuez à la fluidité, à la fiabilité et à la qualité des relations internes et institutionnelles.

Rattaché.e à la Responsable administratif et financier et en lien direct avec la Directrice générale, vos missions sont les suivantes :

Accueil et services généraux

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer le standard et la ligne de la Direction Générale
• Gérer les stocks de fournitures et de consommables
• Gérer les abonnements, revues, presse et ouvrages de la bibliothèque
• Traiter le courrier (papier et boîte contact générique) et gérer les envois de colis
• Veiller à la sécurité et l’entretien des locaux
• Coordonner l'arrivée des nouveaux collaborateurs (matériel, accueil, calendrier d'intégration)
• Assurer le suivi des contrats et des factures des services généraux
• Coordonner les interventions techniques (informatique, électricité, climatisation, entretien…)
• Assurer le suivi des demandes des collaborateurs au prestataire informatique
• Gérer le stock de matériel informatique (suivi entrées/sorties, PV, inventaire annuel)

Support événementiel et logistique

• Coorganiser les séminaires internes et les événements conviviaux d’équipe avec la Direction
• Apporter un soutien logistique aux équipes pour leurs événements
• Préparer les salles, accueillir les membres et gérer les listes d'émargement des instances

Assistanat de Direction et intégration

• Planifier les rendez-vous de la Direction et les réunions internes
• Gérer le CRM de la Direction
• Élaborer les calendriers annuels des instances de gouvernance
• Assurer le suivi et les relations avec les assistanats des partenaires

A noter : Vous pourrez être amené à contribuer à d’autres projets. La liste des missions proposées n’est pas exhaustive et pourra évoluer dans le temps.


A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi de l’article L. 5212-2 du code du travail.