assistant maire H/F - EC22313

Description

assistant maire H/F - EC22313


Missions principales du poste


:





Gérer l'accueil téléphonique et physique des rendez-vous du Maire,


Gestion de la boîte électronique du Maire,


Organise le temps professionnel de l'édile en lien avec le Cabinet : gestion de l’agenda, planification des rendez-vous et déplacements, suivi des priorités avec rappel des informations importantes,


Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous,


Accompagner le suivi administratif de ses rencontres, notamment avec les administrés, en lien étroit avec le Directeur de Cabinet,


Lit et fait le suivi des courriers demandant une réponse du Maire,


En lien avec le Directeur de Cabinet, gérer la représentation du Maire,


Effectue la réalisation, la mise en forme et le suivi de documents administratifs (prise de note, rédaction, frappe, diffusion et classement, compte-rendu, Power Point),


Assure, en lien avec le Directeur Général des Services (et les chefs de services), le suivi des réponses aux courriers et aux mails sensibles,


Assurer et filtrer les informations pour le Maire, le Directeur de Cabinet et la DGS,


Faire le lien avec les secrétariats des différentes collectivités dont le Maire est membre ou le Maire a un mandat,


Suppléer l’Assistante du Cabinet lors de ses absences.