Assistant(e) de Direction Pôle DELTA (H/F)

Description

Le pôle DELTA du Samusocial de Paris (SSP) assure l'hébergement à l'hôtel d'environ 55 000 personnes sans domicile en Île-de-France, sur environ 850 établissements. Il est en chargé de prospecter, négocier les tarifs, réserver, sécuriser la chaîne de réservation et vérifier les bonnes conditions de vie des familles hébergées.
Vous agissez sous l'autorité de la Direction de DELTA et contribuez activement au bon fonctionnement et à la coordination de l'ensemble des activités du pôle. Véritable soutien opérationnel, vous participez à la préparation, à l'organisation et au suivi des réunions, assurez la gestion administrative quotidienne et facilitez la circulation de l'information entre la Direction, les équipes et les partenaires.

Vos missions :
-Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (ordre du jour, convocations, comptes rendus, suivi des décisions).
-Créer et suivre les échéances, plannings et tableaux de bord concernant votre activité.
-Contribuer à la préparation des rapports, bilans et présentations du pôle.
-Participer aux différentes rencontres et réunions internes ou externes avec la Direction et/ou les responsables de DELTA.
-Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques, consigner les messages.
-Réceptionner, trier et réattribuer les courriers.
-Assurer le traitement, la rédaction et le suivi des courriers, notes et documents internes (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
-Rédiger les comptes rendus des différentes réunions.
-Organiser l'agenda, les déplacements et les rendez-vous de la Direction.
-Gérer les demandes logistiques liées aux activités du pôle (réservations, salles, matériels, restauration).
-Constituer et suivre le répertoire de contacts partenariaux.
-Alimenter et suivre les tableaux de bord liés à votre activité.
-Faciliter la circulation et la traçabilité de l'information entre la Direction, l'encadrement et les équipes.
-Être l'interlocuteur-rice privilégié-e des partenaires internes et externes sur les aspects organisationnels.
-Veiller à la mise à jour et à la diffusion des supports de communication interne (notes de service, calendriers, plannings).
-Aider à la mise en forme et à l'actualisation des documents de présentation du service.
-Participer à la fiabilisation et à l'optimisation des procédures administratives.
-Veiller au respect des procédures, de la confidentialité et de la Charte du Samusocial de Paris.


Profil :
- Vous avez un diplôme de niveau Bac+2/3 (BTS, DUT, licence) en assistanat, gestion ou équivalent.
- Vous avez une expérience confirmée en assistanat de direction ou de coordination, idéalement dans le secteur social, médico-social ou associatif.
- Vous êtes organisé-e, rigoureux-se, méthodique et savez gérer votre temps.
- Vous savez travailler en équipe et en réseau.
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels du pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Vous avez de bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles (orthographe irréprochable).
- Vous êtes autonome dans les tâches confiées et savez prendre des initiatives adaptées aux situations.
- La maîtrise de la sténographie constitue un atout supplémentaire.


Conditions du poste :
Contrat à durée déterminée de 6 mois dans le cadre d'un remplacement

Statut du poste : Assimilé cadre

Temps de travail et horaires : Du lundi au vendredi de 9h à 17h15 soit 37h30 par semaine avec acquisition de 15 RTT par an.

Rémunération et avantages : votre rémunération sera à partir de 2151 € bruts mensuels. L'indemnité Ségur de 241,08 € est en sus.

Vous bénéficierez également :
- de tickets restaurant
- d'une mutuelle attractive,
- des œuvres sociales
- d'une prise en charge de votre titre de transport à hauteur de 75%.

Lieu du poste et déplacements : Votre lieu d'activité sera le site Berlier (15 Rue Jean-Baptiste Berlier, 75013 PARIS)

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision