Assistant(e) d'équipe (H/F)

Description

Rattaché(e) à la Directrice Générale de la maison, vous assurez la gestion administrative/comptable et le suivi juridique nécessaires au bon fonctionnement du département éditorial au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes.

Vos missions principales seront les suivantes :

Secrétariat :
o Gestion de l'accueil téléphonique et du courrier, accueil des visiteurs ;
o Gestion des commandes de fournitures, papier, documentation etc. ;
o Gestion des déplacements et des notes de frais de tous les collaborateurs.

Support aux équipes éditoriales et droits secondaires
o Réception et gestion des manuscrits reçus ;
o Saisie et mise à jour des bases de données (auteurs, articles, cessions) ;
o Etablissement et suivi des contrats d'auteurs ;
o Gestion de dossiers tels que les demandes d'autorisations de reproduction ;
o Gestion des mises en vente (exemplaires auteurs et dépôts légaux).

Suivi des droits étrangers en lien avec notre responsable de ventes de droits
o Fournir les éléments nécessaires à la protection (catalogues, PDF.) à notre agente ;
o Validation des traductions (copyrights.) avec les auteurs ;
o Suivi des contrats et des factures.

Support au service promotion :
o Assistance pour l'organisation des opérations du service Promotion (déplacements auteurs, salons.) et d'événements (soirée auteurs.) ;
o Suivi des déplacements de la Directrice Générale et des rencontres en région ainsi que les prises de rendez-vous pour les foires internationales ;
o Suivi des relations avec les collèges dans le cadre de notre « club ados » (lien avec les CDI, veille administrative, envoi des manuscrits.) ;
o Suivi des prix littéraires.

Relais et support pour le responsable administratif et financier
o Suivi administratif des règlements auteurs et fournisseurs ;
o Gestion de commandes clients et des demandes de facturation.

Profil souhaité :
- De formation supérieure (Bac+2 minimum), vous justifiez d'une première expérience sur des fonctions analogues.
- Vous êtes attiré(e) par le milieu de l'édition.
- Vous avez des connaissances juridiques notamment en propriété littéraire et artistique.
- Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles, vous êtes organisé(e), diplomate, serviable et autonome. Vous faites preuve de rigueur, vous avez la capacité de gérer de nombreux dossiers en parallèle et le sens du travail en équipe.
- Une maîtrise des logiciels bureautiques et de l'anglais est nécessaire pour la bonne tenue du poste.

Rattachés au Groupe Hachette Livre, notre politique RH repose sur l'égalité entre les femmes et les hommes, l'égalité des chances, l'inclusion, la diversité au sein des équipes. Rejoignez-nous !

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service