Assistant / Assistante de direction - Confirmé / Confirmée (H/F)

Description

Missions principales
Sous la responsabilité du délégué régional, l'assistant-e de direction assure l'administration générale de l'établissement régional.
Il-elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe de la fédération (régionale, siège et autres régions), les adhérents et les partenaires externes.
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Détail des missions
Accueil
- Tenue du standard téléphonique et gestion de la boîte mail générale (répartition des messages selon les besoins)
- Accueil physique lors des formations, rencontres ou événements organisés
Administration
- Mise en œuvre de la dématérialisation des documents administratifs et comptables
- Appui aux démarches administratives de l'association (ex. : BPF)
- Soutien à la mise en œuvre des événements (préparation des dossiers, inscriptions, relances, communications .)
- Rédaction de courriers, mails et autres correspondances
Gestion comptable
- Saisie comptable dans SAGE et interface avec le cabinet comptable
- Rapprochements bancaires et suivi de la trésorerie
- Établissement de la facturation, recouvrements si nécessaire
- Règlement des fournisseurs
- Suivi des opérations bancaires (virements salaires, adhésions, gestion du site bancaire, remises de chèques)
- Suivi des cotisations adhérents et reversements à la fédération nationale
- Demandes de devis commerciaux
Gestion des ressources humaines
- Préparation des éléments de paie, suivi des congés et absences
- Gestion des titres-restaurant et des notes de frais
Communication
- Participation à la réalisation et diffusion des supports de communication de l'établissement régional (newsletters, flyers.)
- Coordination de l'observatoire national des entreprises d'insertion
- Mise à jour du site internet de la fédération régionale
- Création et diffusion de supports pour le GRAFIE (newsletters, communication web)
- Mise à jour du site internet du GRAFIE
Gestion administrative de l'organisme de formation
- Suivi des inscriptions
- Préparation et envoi des documents administratifs liés aux formations (devis, conventions, convocations, certificats.)
- Facturation, encaissements, relances
- Relations avec les formateur-rices, les OPCO, les stagiaires et les entreprises
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Profil recherché - Qualités et compétences
Savoir-faire :
- Excellente expression écrite et capacité de correction orthographique
- Maîtrise de la suite Office : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher
- Aisance dans la prise en main de nouveaux outils numériques (ex. : Mailjet, Wordpress, Drupal, Digiforma, SAGE, Canva, Airtable, Google Forms, LinkedIn, Silae, UpOne, Adobe)
Savoir-être :
- Excellent relationnel
- Esprit collaboratif, sens du collectif
- Autonomie, réactivité, sens de l'initiative
- Rigueur, organisation, gestion des priorités
- Force de proposition et créativité

Savoir-être professionnels :

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de créativité, d'inventivité
• Avoir le sens du service