Office manager (H/F)

Description

Description de poste - Office Manager (temps partiel)
Intitulé du poste : Office Manager
Type de contrat : Temps partiel - 3 heures par jour
Horaires : Du lundi au vendredi
Lieu : Paris 16
Date de prise de poste : 1er décembre 2025
Rattachement hiérarchique : Direction / Responsable administratif
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Mission principale
L'Office Manager assure la bonne organisation et le bon fonctionnement administratif du bureau. Véritable support opérationnel à la direction et aux équipes, il/elle veille à la fluidité des processus internes, à la gestion des ressources administratives et à la coordination des prestataires externes.
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Responsabilités principales
1. Gestion administrative
- Assurer la gestion quotidienne du bureau : courrier, fournitures, commandes, etc.
- Gérer les documents administratifs, devis et contrats clients et fournisseurs, factures d'achat et de vente, notes de frais et éléments de conformité des clients et fournisseurs (Kbis, RIB au format PDF sécurisé, attestation de vigilance URSSAF, attestation de régularité fiscales)
- Tenir à jour les bases de données (base clients, base fournisseurs conformité, base des intérimaires) et les dossiers de l'entreprise.
- Gestion des notes de frais du CEO, organisation de ses déplacements
2. Support comptable et financier
- Suivre quotidiennement les engagements budgétaires pour tous les évènements en production et co-production via un tableau Google Sheets partagé par évènement avec les intervenants internes et externes concernés
- Vérifier les factures fournisseurs par rapport aux bons de livraison et aux bons de commande
- S'assurer que les pièces comptables des dépenses payées directement par la société par prélèvement ou par carte bancaires sont bien intégrées dans le logiciel comptable de l'entreprise
- Suivre les notes de frais des salariés et les faire valider par la hiérarchie
3. Support RH et communication interne
- Gérer les dossiers du personnel (contrats, congés, absences) et préparer les éléments de la paye pour le comptable en fin de mois
- Assurer un rôle de relais d'information entre la direction et l'équipe.
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Profil recherché
Compétences et qualités requises
- Excellente organisation, rigueur et sens des priorités.
- Bon relationnel et esprit d'équipe.
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et outils collaboratifs (Teams, Google Workspace.).
- Autonomie, réactivité et discrétion professionnelle.
- Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sur un temps restreint.
Formation et expérience
- Bac +2 minimum en gestion, administration ou équivalent.
- Pas d'expérience dans un poste similaire exigée
- Connaissance de base en comptabilité appréciée.
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Conditions de travail
- Temps partiel : 3 heures par jour (15 heures par semaine).
- Horaires : à définir selon les besoins de l'entreprise et la disponibilité du/de la candidat(e).
- Poste en présentiel / hybride selon organisation.
- Rémunération : selon profil et expérience.
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Savoir-être professionnels :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité