RESPONSABLE ADMINISTRATION ET FINANCES (H/F)

Description

Vous serez sous la supervision conjointe de la Direction de la plateforme finances et des Chefs de secteur et en collaboration avec les responsables administration et finances du secteur (Ethiopie - Sierra Leone - Madagascar). Vous serez l'interlocuteur financier en Ethiopie pour la Coordinatrice administration et logistique, les Responsables des programmes et les Coordinateurs locaux. Vous assurerez la consolidation financière et le contrôle de gestion des programmes que vous aurez à votre charge. Vous participerez à l'optimisation de leur financement.

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

La gestion financière
Elaborer et faire la mise à jour et la révision des budgets prévisionnels des projets, en collaboration avec les chefs de secteur et la responsable finances référente.
Réaliser des contrôles de gestion trimestriels.
Réaliser des analyses financières croisées entre projets afin d'identifier d'éventuelles dérives ou anomalies financières.
Accompagner l'assistante administrative transversale pays pour la validation des demandes de fonds en cohérence avec les budgets et les procédures internes.

Le suivi financier et administratif
Réaliser un contrôle mensuel de la comptabilité transmise par l'équipe locale.
Rédiger un rapport de contrôle mensuel incluant les observations, les points d'amélioration et les recommandations.
Veiller sur la bonne application des procédures (comptables, achats, logistiques, bancaires, optimisation et analyse du risque .)
Préparer des données nécessaires à l'établissement des rapports financiers (import de données, préparation des réconciliations de volets.)

Appui aux audits et contrôles
Audits externes :
Collecter, organiser et préparer l'ensemble des justificatifs et pièces complémentaires demandés par les auditeurs externes.

Suivre la mise en œuvre des recommandations issues des audits et adapter les procédures financières et administratives si nécessaire.

Assurer le lien avec l'équipe locale pour garantir la conformité des pratiques aux exigences des bailleurs.

Audits internes :
Accompagner les auditeurs internes locaux dans l'organisation et le déroulement des missions d'audit interne.

Contribuer au classement et à l'archivage des documents financiers et administratifs.

Proposer des mesures correctives et des améliorations pratiques pour renforcer le contrôle interne et la qualité des processus financiers.

Accompagnement et renforcement des capacités de l'équipe locale
Formation :
Appuyer l'équipe administrative cadre dans l'identification des besoins en formation des administrateurs de projet (field admin).

Concevoir, planifier et animer des sessions de formation adaptées aux besoins (outils financiers, procédures internes).

Renforcer la compréhension et l'appropriation par les équipes terrain des procédures financières et administratives.

Proposer des ajustements et contribuer à l'amélioration continue de ces procédures pour en garantir l'efficacité.

Mise en place d'outils :
Mettre en place des outils de gestion administrative et comptable simples, adaptés et partagés avec l'équipe locale.

Assurer un suivi régulier de l'utilisation et de la mise à jour de ces outils.

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de leadership
• Faire preuve de rigueur et de précision