Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente (H/F)

Description

Finalité du poste
Apporter un réel soutien à l'assistante directe du gérant et au gérant dans la gestion quotidienne des activités de la société.
Les missions confiées sont évolutives, et d'autres responsabilités pourront être ajoutées en fonction des besoins de la société et du développement du patrimoine.

Missions et activités
1. Secrétariat général
- Accueil physique et téléphonique
- Réception, filtrage et transmission des informations
- Rédaction de courriers, emails et documents administratifs
- Gestion des fournitures de bureau
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Dépôt et retrait du courrier à la poste
- Classement, archivage physique et numérique
- Suivi et mise à jour des dossiers administratifs
- Contrôle des factures fournisseurs et Préparation des règlements

2. Soutien à la gestion locative (logiciel GERCOP)
- Saisie et mise à jour des données locatives sur le logiciel GERCOP
- Suivi administratif des dossiers locataires
- Rédaction de courriers (locataires, syndics, prestataires)
- Participation à la mise en place des procédures

3. Participation à l'analyse de portefeuilles immobiliers
- Analyser de dossiers immobiliers pour en extraire toutes les informations pertinentes
- Examiner les baux, les loyers, les charges et les procédures en cours
- Identifier et faire ressortir les points positifs et négatifs (risques, opportunités, contentieux, régularité des loyers, conformité des documents)

Compétences requises
Compétences techniques
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)

Compétences comportementales
- Maturité et bon sens dans la gestion des dossiers et des priorités
- Aisance relationnelle et agréable à l'écoute
- Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des tâches
- Autonomie et polyvalence
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prendre des initiatives

Profil recherché
- Formation en secrétariat / assistanat administratif
- Expérience souhaitée sur un poste similaire
- Une expérience dans l'immobilier est un réel atout, notamment pour la gestion locative et l'analyse de portefeuilles immobiliers

Savoir-être professionnels :

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision