Assistant Administratif H/F (H/F)

Description

Sous la responsabilité de l'assistante de Direction, l'assistant(e) administrative H/F est chargé(e) d'assurer l'administration des activités de l'agence. Il(elle) se situe en amont de la prise de décision qu'il (elle) vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en œuvre. Il (elle) remplit ses missions en équipe et participe à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu.

Il (elle) sera plus particulièrement chargé(e) d'intervenir sur les missions suivantes :

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et physique des locataires et interlocuteurs de l'Agence

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

- Transférer les appels/visiteurs vers le collaborateur concerné

- Assurer l'information des interlocuteurs de l'Agence

- Remettre les formulaires aux locataires

Assistanat

- Rédiger des affiches d'informations à l'attention des locataires

- Effectuer les opérations classiques de secrétariat

- Saisir les engagements et les factures

- Saisir les réclamations recueillies par les gardiens dans la GRT

- Saisir les courriers de la GRT

- Saisir et relancer les diagnostics gardiens

- Saisir des diagnostics réalisés par les gardiens d'immeubles suite à des réclamations

- Informer les locataires sur les modalités de traitement de leur réclamation

- Assurer l'enregistrement informatique dans le logiciel métier des réclamations des locataires

- Assurer le suivi de 1er niveau des réclamations

Profil :

Formation : Baccalauréat Accueil Relation Client Usagers
Maitrise des outils bureautiques
Qualités relationnelles, sens du service et de l'organisation
Excellente expression orale et écrite

Savoir-être professionnels :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité