Adjoint en gestion administrative F/H (réf. 25682-1) (H/F)

Description

Au sein du Collège Doctoral rattaché aux Directions Interfacultaires de Sorbonne Université :

Lieu : 15 rue de l'École de Médecine 75005 Paris

Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF)
BAP : J

CDD de 8 mois.
A pourvoir dès que possible.

Placée sous la hiérarchie de la cheffe du département formations et carrière, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion du département.

Les activités principales sont :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents

Conditions particulières d'exercice :
- Le soutien à ce département implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des formations sur la semaine entière.
- Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités.

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité