Secrétaire administratif / Secrétaire administrative de collectivité territoriale (H/F)

Description

LA FICHE DE POSTE DU SECRETARIAT

-Accueil physique et téléphonique des personnes : bénéficiaires, donateurs, fournisseurs, partenaires et visiteurs. Les diriger, les renseigner et noter leurs messages
-Gestions des mails et du courrier : tri, transfert, enregistrement et affranchissement
-Rédaction de documents (courriers, emails) : mise en forme, transfert et classement
-Vérification des stocks (consommables et non consommables) : enregistrement des entrées/sorties, -passation de commandes
-Enregistrement et classement de factures
-Gestion des demandes de congés payés des salariés
-Planification des rendez-vous pour les membres du bureau de l'associations et organisation de réunions
-Mise à jour du suivi des activités de l'association pour le rapport d'activités annuel : événements, partenariats, sorties et loisirs et réunions
-Coordonner le planning pour les actions ponctuelles de type collecte nationale, maraudes, etc. (contacter et sélectionner les bénévoles, mise en place préparer les communications,
-Actualiser des données de suivi d'activité de l'association (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
-Prospection de nouveaux partenaires, donateurs, et fournisseurs
-Autres tâches diverses de secrétariat :

*Tâches quotidiennes
-Gestion des emails, des appels téléphoniques, du courrier
-Enregistrement de la distribution des repas chauds de la veille sur l'outil Passerelle
-Réception et classement des documents de ramasses alimentaires et des bordereaux de livraisons
-Réception et vérification des dossiers des nouveaux demandeurs d'accès à l'épicerie solidaire
-Orientation et renseignement des personnes.
-Tâches ponctuelles
-Réception de dons en chèques/espèces : remise de reçus aux donateurs, enregistrement des dons dans le tableau donateurs ;
-Renseignement et envoi de CERFA pour les donateurs particuliers et société ;
-Réception de factures : enregistrement dans le tableau des factures et classement ;
-Passation de commandes : enregistrement des achats dans le tableau consommables, le tableau non consommables et le tableau Subvention de la DRIHL pour les achats alimentaires ;
-Enregistrement des dons alimentaires dans le tableau des consommables ;
-Archivage des dossiers des bénéficiaires en fin de droits.

Les Samedis
Collaboration avec l'épicerie solidaire
-Enregistrement des nouveaux bénéficiaires de l'épicerie solidaire

-Confirmation du bordereau de livraison de la BAPIF sur Passerelle (l'après-midi).

-Enregistrer la sortie des BL de la semaine sur Passerelle : distribution des repas chauds
-Les samedis
-Faire la demande de la banque alimentaire pour le mercredi matin.
-Enregistrer le passage de la PABIF pour le mercredi suivant.
-Chaque début du mois :

Compétences techniques
Maîtrise des logiciels (tableurs, traitement de texte.) et d'outils informatiques
Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique.)
Analyse et gestion des demandes d'information

Savoir-être professionnels :

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision