ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(E) DE LA DIRECTION D (H/F)

Description

Missions au sein de la Direction des services techniques :

1 / Lien avec les usagers :
- Assurer les réponses aux courriers et aux mails des habitants (suivi Chronopost, travail en lien avec les responsables pour répondre aux besoins des habitants) ;
- Secrétariat de l'élu de secteur (prise de rendez-vous, gestion du suivi des parapheurs, etc.) ;
- Enregistrement des demandes des usagers :
o Reformuler la demande des usagers (habitants, services)
o Assurer le suivi des demandes des usagers en collaboration avec différents services (urbanisme, secteur population)
o Enregistrer la demande dans le fichier GUP
o Transmettre la demande au responsable concerné en cas d'urgence
o Alerter les techniciens lorsque le nombre de GUP non traité est anormalement élevé.

2 / Suivi des actes administratifs de la direction :
- Traitement des demandes d'arrêtés en lien avec le technicien et le service urbanisme (publication sur logiciel + envoi aux partenaires) ;
- Traitement des demandes de DICT en lien avec le technicien ;
- Traitement des délibérations de la direction ;
- Suivi du chrono des arrêtés et des DICT ;
- Suivie et tenue de l'archivage spécifique ST

3 / Gestion de l'activité de la direction :
- Réalisation des plannings des services (régie bâtiment, maintenance bâtiment, Espaces Verts) ; -
4 / Gestion financière en lien avec le responsable du pôle Finances et Moyens :
- Réalisation des bons de commande pour les dépenses (fonctionnement et investissement) ;
- Gestion de l'état budgétaire de la direction (pourcentage de réalisation par ligne, reliquats des engagements, factures annulées en attente d'avoir, etc.) ;
- Enregistrement et suivi financier des marchés publics de la Direction des Services Techniques sur le logiciel CIRIL ;
- Suivi et gestion des problèmes de facturation/réclamation des entreprises en lien avec les responsables des services ;
- Suivi des subventions (élaboration des dossiers, suivi des versements, etc.) :
- Aide auprès des responsables de la direction des services techniques (choix des imputations, formation CIRIL, etc.).



Mis à jour le : 05/08/2020


5 / Gestion administrative des syndicats PIR et SIFOMA en lien avec le responsable du pôle Finances et Moyens et la Direction générale des services :

Missions au sein du pôle Finances et Moyens :

- Traitement des bons de commande (contrôle), des factures (scan, saisie, mise en validation service fait dans les services) et mise en mandatement en fonctionnement et investissement
- Tri, classement et archivage des pièces comptables (BDC, factures, bordereaux),
- Coordination des opérations financières en lien avec la trésorerie, - Traitement des dépenses de fonctionnement et d'investissement,
- Suivi des dépenses de fluides,
- Préparation et mise en œuvre des opérations de fin d'exercice.

Savoir-être professionnels :

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs