Assistante de direction Collège (H/F)

Description

Nous vous proposons
Sous la responsabilité du directeur du Collège, vous faites partie intégrante du Collège Saint Jean situé à Sannois. Le Collège Saint Jean est un Collège mixte qui accueille environ 90 jeunes de la 5ème à la 3ème sur la tranche d'âge 11 à 16 ans. Le Collège est un établissement privé sous contrat avec l'Etat proposant une section sportive football et des infrastructures adaptées.
Un accueil des jeunes en internat (pour les garçons uniquement) ou en demi-pension est possible, répartis dans 7 classes à effectifs réduits.
Vos missions
Assistanat de direction :
Organisation des réunions,
Rédaction de courriers, notes internes, infos hebdomadaires et de comptes rendus de réunions à la demande du Directeur d'Etablissement (DE),
Gestion du courrier.
Gestion des Admissions :
Rédaction et envoi des réponses suite aux admissions
Gestion des demandes d'admission (réception des demandes, prises de rendez-vous et suivi des inscriptions),
Gestion des demandes de transfert des dossiers scolaires auprès des établissements d'origine y compris pour les bourses,
Transmission des dossiers scolaires et des exéats aux établissements scolaires accueillant les élèves quittant l'établissement,
Gestion des dossiers d'inscription (suivi et relance) et saisie des dossiers dans le logiciel (Charlemagne et Siècle)
Gestion administrative des élèves :
Mise à jour des dossiers et archivage,
Edition des certificats de scolarité,
Gestion des dossiers de demandes de bourses,
Rédaction de divers courriers (à destination des familles/Inspection académique, convocations, absences injustifiées des jeunes),
Information à la DSDEN des exclusions définitives et autres mesures d'aménagement,
Gestion et transmission des conventions de stage (DIRECCTE et Inspection académique),
Suivi des orientations des élèves en lien avec le Directeur
Inscription des élèves aux différents examens et saisie des notes
Gestion administrative des enseignants :
Rédaction de PV d'installation (signature DE + enseignant) et envoie au rectorat,
Gestion des dossiers administratifs des enseignants (lien avec le rectorat et le service RH),
Suivi des arrêts maladie ou absences des enseignants,
Lien avec la DDEC pour trouver des remplaçants,
Saisie des HSE (heures supplémentaires enseignant, Pacte...) pour prise en compte dans la paie Education Nationale (Module ASIE dans STS),
Saisie de la mise en paiement des enseignants (logiciel STS),
Saisie pour la DDEC (enquête effectifs.),
Saisie des formations enseignants sur FORMIRIS. Fournit à la demande de l'Assistant(e) RH les justificatifs de formation des enseignants,
Veille et diffusion des circulaires académiques auprès du DE.
Tâches diverses :
Répondre aux enquêtes en cours d'année (Rectorat, Académie, Fondation, DDEC, .) en lien avec le Directeur
Soutien administratif pour l'Internat Educatif et Scolaire,
Nos avantages
Télétravail partiel jusqu'à 2 jours /semaine
Votre profil
Titulaire d'un BTS Assistant de Direction ou équivalent, vous justifiez d'une expérience significative et réussie dans le domaine administratif et vous connaissez le fonctionnement d'un collège.
Autonome, vous avec une forte capacité d'écoute et de reformulation.
Vous savez travailler en toute discrétion et confidentialité.
Rigoureux(se), réactif (ve) et organisé(e), vous savez gérer les différentes échéances et maîtrisez les outils de pilotage numériques.
Vous avez le sens de la communication, êtes à l'aise au téléphone et savez travailler en équipe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques.
Vous adhérez au projet de l'établissement, aux valeurs d'Apprentis d'Auteuil et à son projet éducatif.

Savoir-être professionnels :

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Permis :

• B - Véhicule léger