Agent d'accueil et de facturation Périscolaire (H/F)

Description

Votre rôle :
Garantir l'image et l'efficacité du Centre Administratif en assurant l'accueil (physique et téléphonique), l'information et l'orientation du public d'une part, en réalisant toutes les tâches administratives et logistiques qui s'inscrivent dans une démarche qualitative globale, d'autre part.

Missions :

Accueil, information et orientation :
- Assurer à la fois l'accueil physique, les permanences téléphoniques des Familles de l'Unité Relations Familles et identifier leurs demandes.
- Renseigner le public sur les différentes prestations périscolaires / extrascolaires et sur les modalités d'inscription,
- Orienter l'usager vers l'interlocuteur référent ou vers les structures partenaires (CCAS, SST .) dans le cadre d'un accompagnement au regard des besoins exprimés par les Familles.

Gestion des inscriptions / de la facturation Petite Enfance ou Périscolaire :
- Valide la conformité de l'ouverture du compte Famille réalisée en ligne afin de confirmer son libre accès.
- Assure la préinscription des enfants à l'école.
- Réceptionne les pièces et participe au calcul du quotient familial applicable pour chaque Famille au regard des ressources déclarées pour l'année de référence concernée.
- Suit les dossiers en effectuant toute modification pertinente relative au changement de situation des familles (statut, coordonnées, activité .).
- Réceptionne, contrôle et saisit mensuellement les listes de présence provenant des établissements scolaires ou des centres d'accueil et de loisirs.
- Met en paiement à terme échu la facturation mensuelle établie aux fins de règlement par les Familles à la date indiquée.
- Effectue les régularisations nécessaires en cas d'irrégularités constatées.
- Rédige des documents administratifs correctifs de référence en cas de nécessité.

Secrétariat administratif / contribution aux projets du service ou de Direction :
- Répondre aux sollicitations reçues à travers les canaux de communication dédiés (messagerie, portail familles, courriers papiers .).
- Effectuer toutes tâches annexes d'envois groupés, de classement et d'archivage de dossiers.
- Assurer la saisie de divers éléments et la rédaction de courriers (aux services internes, aux familles, au Trésor Public ou autres partenaires externes ...).
- Réaliser, enregistrer et mettre à jour des tableaux de bord d'activité et/ou de réclamations afin de centraliser tout élément d'information sur l'activité propre à faciliter la décision de la Hiérarchie.
- Faire remonter toutes les informations utiles ou sensibles, les éventuelles difficultés de traitement rencontrées.
- Evaluer son activité et proposer des solutions d'amélioration et des actions correctives conformes au règlement de fonctionnement en vigueur.
- Participe et contribue aux projets internes d'évolution des outils et des pratiques courantes de travail.


Profil
Nous recherchons une personne avec des connaissances des prestations à l'enfance et des modes de calcul tarifaire associés, disposant de solides compétences administratives ainsi que des connaissances sur l'organisation interne, des différents interlocuteurs et des procédures. Aucune formation particulière n'est nécessaire pour occuper le poste.

Si vous maîtrisez les outils bureautiques, ainsi que les logiciels métiers et d'accueil, et que vous avez la capacité de chercher et synthétiser l'information, alors vous disposez des compétences techniques nécessaires pour réussir dans ce poste.

Enfin, si vous faites preuve de rigueur et de discrétion professionnelle, avec une bon sens de l'organisation, et que vous avez le sens du service public et une bonne communication écrite et orale, alors vous réunissez les qualités essentielles pour nous rejoindre !

Savoir-être professionnels :

• Avoir le sens du service
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de contrôle de soi