Assistant(e) du directeur exécutif (H/F)

Description

L'Institut français des relations internationales (Ifri) est le principal think tank traitant de questions internationales en France. Il organise environ 120 conférences ou séminaires par an en présentiel, en visioconférence ou en hybride.
Sous l'autorité du directeur exécutif, la personne recrutée assurera notamment les missions suivantes :
- Assister le directeur exécutif pour des tâches de nature administrative et organisationnelle
- Organiser des séminaires et conférences pour les différents centres de recherche de l'Ifri.
Cette mission inclut, entre autres, les tâches suivantes :
-Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
-Mettre en ligne les conférences et séminaires en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
-Mettre en oeuvre la logistique des conférences et séminaires (déplacements des intervenants, réservation de salles, préparation des chevalets et de la liste des inscrits, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
-Préparer les conférences et séminaires avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, .) et avec les prestataires externes (interprétariat, restauration, .)
-Assurer le reporting des conférences et séminaires auprès de la direction

L'Ifri est un institut de renommée internationale qui accueille un public de haut niveau et a développé une culture de l'excellence. Rigueur, sérieux, disponibilité, réactivité et capacité à travailler en équipe sont des qualités attendues de tous ses salariés.
Pour ce poste, sont également demandés : Autonomie et polyvalence, Solides compétences en matière d'organisation, Capacité à travailler sous pression, à établir des priorités et à s'adapter pour répondre à des besoins changeants, Très bonne maîtrise des outils de bureautique, de visioconférences et de CRM, Capacité à mettre en ligne des contenus sur un site Internet, Capacité à s'adresser à différents publics et à traiter leurs demandes avec efficacité, discrétion et diplomatie, Excellent niveau de français à l'écrit et à l'oral, Très bon niveau d'anglais à l'écrit et à l'oral.

Formation et expérience :
- BAC+2/3 (formation conduisant à la fonction d'assistant de direction : BTS, DUT, Licence professionnelle ou Bachelor)
- Au moins cinq ans d'expérience

Conditions :
- Statut : CDI
- Rémunération : en fonction de l'expérience
- Début du contrat : dès que possible
- Lieu : 27 rue de la Procession, 75015 Paris (présence sur place requise tous les jours)

Savoir-être professionnels :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité