Secrétaire médicale multisites (H/F)

Description

Hospitalisation à Domicile (HAD) de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), et plus particulièrement le service clinique HAD adulte recherche un(e) secrétaire administratif(ve) avec pour mission principale d'assurer le secrétariat de l'inter unité de soins située sur 2 sites : à l'hôpital Paul Brousse situé à Villejuif (94) et à l'hôpital La pitié salpêtrière situé à Paris Sud.
Vous agirez en cas de renfort d'activité et de remplacement de congés ou arrêt maladie.
Il vous faudra être mobile sur les 2 hôpitaux.

Vous assurerez la part administrative de la prise en charge du patient en lien notamment avec l'infirmière de liaison et le cadre de santé de l'US, ainsi que l'accompagnement patient et aidant par le biais de la liaison téléphonique.


Missions permanentes :
- Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses natures (saisie et MAJ de données dans DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier .). Rédaction et mise en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
- Présence au staff US (reprise de la ligne téléphonique par la secrétaire inter-US)
- Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations
- Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d'un nouveau partenariat en lien avec l'idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d'incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
- Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau
- Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du patient avant la visio )
- Ambassadeur informatique ou suppléant ambassadeur.

Prés-requis ;
- Connaissances informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet, SAP, ORBIS, DOMILINK
- Savoir-faire : S'exprimer en face -à- face ou par téléphone, travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau, utiliser les outils bureautiques, avoir un esprit de synthèse et de discernement, avoir le sens de l'organisation et être réactif(ve), respecter la confidentialité et le secret professionnel

Particularités :
Formations adaptées à la fonction : logiciels institutionnels, identitovigilance, vocabulaire médical, droit du patient, entretien téléphonique.
Travail sur amplitude horaire : 08h00 -17h00. A savoir 8h00-15h30 ou 09h30-17h00 en roulement 1 semaine/2 avec le binôme
Des déplacements sont à prévoir entre Créteil et Limeil-Brévannes.

Avantages : AGOSPAP, Hoptisoins, Titres restaurants, remboursement Navigo à 100%

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité