Agent(e) d'accueil et administratif (H/F)

Description

L'association:
L'ECLA - Espace Clodoaldien de Loisirs et d'Animation (association reconnue d'intérêt général) a pour objectif de favoriser la rencontre et l'épanouissement de chacun en développant un projet culturel, artistique et de loisirs pour tous. L'ECLA accueille chaque saison environ 1600 adhérents qui participent à près de 80 ateliers.

Description du poste:
Sous l'autorité de la directrice de l'association et dans le cadre des orientations définies par les instances de l'association, vous serez chargé(e) d'assurer l'interface entre l'association, le public, les adhérents, les partenaires et l'équipe interne. Il/elle contribue au bon fonctionnement administratif, organisationnel et relationnel de la structure.
En relation avec l'ensemble de l'équipe permanente (une équipe de 6 personnes, équipe dynamique et solidaire), avec les animateurs/professeurs des ateliers, les adhérents, vous aurez la charge des missions suivantes :

Missions et activités principales:
- Accueil, information et relation au public
- Accueillir, informer, orienter et conseiller le public sur les activités proposées par l'association
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Traiter les communications téléphoniques, les mails et les demandes de renseignements
- Garantir une qualité d'accueil conforme aux valeurs de l'association
- Organiser l'espace d'accueil

- Gestion des inscriptions et suivi des activités
- Inscrire les adhérents aux différentes activités (ateliers et stages)
- Assurer le suivi des inscriptions en étroite collaboration avec les responsables des ateliers :
o Gestion des absences des animateurs
o Suivi des listes de présence, des cartes 10 et 15 séances
o Gestion des fournitures
- Enregistrement et suivi des licences Karaté
- Inscription et gestion des plannings des adhérents du secteur musical en lien avec le coordinateur du secteur

- Gestion administrative et financière
- Paramétrage des activités sous Inoé (logiciel d'inscription)
- Assurer les encaissements liés aux activités
- Gérer la billetterie des différentes manifestations
- Réaliser des tâches administratives courantes :
o Mailing
o Affranchissement et gestion de la machine à affranchir
o Classement et archivage

- Communication interne et externe
- Faciliter les échanges d'information entre les membres de l'équipe
- Participer à la diffusion d'information au sein de la structure (mise à disposition de documents)
- Relayer l'information auprès du public accueilli, des partenaires de l'association, notamment la Ville de Saint-Cloud, en lien avec la chargée de communication.

- Vie associative et évènements
- Participer ponctuellement à l'organisation des événements de l'association
- Participer à la vie de l'équipe
- Assurer l'accueil des enfants lors des stages des vacances scolaires

Compétences requises:
- Savoir-faire
- Technique d'accueil et de communication
- Organisation et gestion administrative
- Capacité à travailler en équipe et à transmettre l'information
- Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Internet

- Savoir-être
- Aisance relationnelle, sens du contact et de l'accueil
- Capacité d'écoute, disponibilité et diplomatie
- Rigueur, organisation, fiabilité et discrétion
- Esprit d'équipe et polyvalence

Conditions de travail :
- Statut : Employé
- Filière : administrative
- Classification : Groupe B - coefficient 265 (selon la convention animation ECLAT)
- CDI temps partiel 22,17 heures par semaine (annualisé)
- Rémunération : 1320 € brut mensuel + 13 -ème mois
- Avantages : tickets restaurant, mutuelle, prise en charge de 50 % du titre de transport, 30 jours congés payés/an.
- Lieux : le Carré, 3bis, rue d'Orléans 92210 Saint-Cloud
- Déplacements : Ponctuellement sur Saint-Cloud
- Astreinte : Aucune
- Horaires : Répartition Variable selon les périodes scolaires, les vacances, les samedis alternés. Horaires variables

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de contrôle de soi
• Avoir le sens du service