Hotesse d'acceuil (H/F)

Description

- STANDARD
o Gestion du standard téléphonique en back up, remplacement et/ou débordement
o Accueil physique des clients
o Gestion des flux de communication interne et externe : prise de messages
o Réservation des salles de réunion et gestion des conflits de salles
o Installation des clients dans les salles de signatures lors des RDV
o Checking des salles de RDV du RDC et 3ème étage avant et après les RDV : préparation et remise en ordre, gestion de la vaisselle, .
o Réception du courrier, des plis clientèles et de tout colis
o Tri du courrier et distribution
o Envoi du courrier
o Ouverture et fermeture de l'étude à la clientèle
o Ouverture et fermeture des volets du rez-de-chaussée
o Remplacement à titre très exceptionnel de l'accueil à ISSY LES MOULINEAUX

- ADMINISTRATIF
o Commande des fournitures et suivi du stock et des consommables (eau, thé, tisanes, café,.) - mutualisation avec le site d'ISSY.
o Commande des repas lors des RDV ou les réunions
o Gestion des évènements internes ou clients
o Gestion de la décoration florale de l'étude
o Réservation des taxis, billets de train, .
o Prise de RDV pour les associés
o Classement et archivage des documents
o Gestion du fonctionnement des imprimantes : remplissage des bacs de papier, résolution des dysfonctionnements avec le fournisseur en cas de panne, .
o Vérification de l'entretien des locaux avec la société de ménage
o Réponse aux demandes de copie des actes de Paris avant la fusion
o Scanner les anciens dossiers clients pour supprimer les dossiers papiers
o Gestion des retours des SPF
o Tâches de secrétariat à titre accessoire

Pas de télétravail possible.