Secrétaire médical et Agent d'accueil (Externat) (H/F)

Description

L'IME Jacques Maraux accueille 84 jeunes de 0 à 20 ans, en externat ou en internat de semaine. Il a pour mission principale d'accueillir des enfants et des adolescents présentant un handicap. Celui-ci peut être en lien avec une déficience intellectuelle, associé ou non à un polyhandicap ou un trouble du spectre autistique. L'accompagnement des jeunes s'appuie sur des équipes pédagogiques, éducatives, et thérapeutiques, pour aider au développement par un accompagnement global en prenant en compte les spécificités de chacun.

L'association LADAPT cherche pour l'IME situé à ANDILLY (Val d'Oise) un secrétaire médical et agent d'accueil (H/F) en contrat à durée déterminé à l'externat, à temps plein à pourvoir à partir du 24 août 2026.

MISSION GENERIQUE
Le secrétaire médical accueille et renseigne les usagers, planifie les activités (agenda des consultations) et assure le suivi administratif médical (dossiers médicaux des usagers, convocations.) de/des établissement(s). Participation aux travaux administratifs de différents services en respectant les consignes et procédures. Assurer l'accueil des visiteurs, l'accueil téléphonique, la réception et l'expédition du courrier. Rédaction sur consignes et met en forme des documents professionnels courants (courriers, notes .).

ACTIVITES
Accueil et information auprès des usagers
- Accueillir les usagers lors de leur rendez-vous
- Informer les usagers du déroulement de l'examen

Suivi administratif et organisation du service médical
- Tenir à jour le planning d'activité de la structure et l'agenda du ou des médecins : prise de rendez-vous de consultations et planification des rendez-vous consultations
- Constituer et mettre à jour le dossier administratif et médical de l'usager lors de chaque visite
- Saisir et mettre en forme les comptes rendus des actes médicaux, les classer dans le dossier de l'usager concerné
- Aider l'usager à accomplir les démarches administratives
- Réaliser la facturation, l'encaissement des actes médicaux
- Réaliser les comptes rendus de réunions
- Archiver et classer des dossiers
- Mettre en application la procédure de mise à disposition des dossiers

Gestion des usagers / Facturation, le cas échéant
- Enregistrer les entrées et sorties sur le cahier des entrées et dossiers informatiques
- Demander les renseignements administratifs auprès des familles
- Demander les prises en charge auprès des caisses d'assurance maladie
- Effectuer la déclaration auprès des organismes de sécurité sociale, des mutuelles.
- Réaliser la facturation auprès des organismes payeurs

Accueil et organisation du poste bureautique
- Accueillir et orienter des visiteurs, répondre à leurs demandes
- Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, selon la procédure en vigueur
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports .)
- Mettre à jour des fichiers de données
- Reproduire des documents, assurer leur diffusion par différents moyens
- Archiver et classer les dossiers
- Mettre en application la procédure de mise à disposition des dossiers
- Participer à l'organisation logistique des réunions ou événements


COMPETENCES ASSOCIEES
Métiers :
- Accueil
- Organisation
- Rédaction et conception des documents
- Gestion de projet
- Transmission de l'information
- Communication écrite
- Outils informatiques

Transversales clés :
- Fonctionnement en équipe et en réseau
- Positionnement de la personne au cœur du dispositif
- Optimisation des ressources et de la qualité de la prise en charge
- Assurer les conditions d'hygiène et de sécurité
- Connaissance des situations de handicaps

« En selle pour retrouver un emploi et motivé pour aller plus loin ».

Savoir-être professionnels :

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité