Assistant(e) administratif(ve) / Polyvalent(e) (H/F)

Description

CDI - Temps partiel
Localisation : Paris 20e
Prise de poste : Dès que possible

À propos de nous :

Ilexia est un bureau d'études spécialisé dans les réseaux, les télécommunications IP, les communications unifiées et la cybersécurité. Nous accompagnons nos clients dans leurs projets de transformation numérique grâce à nos activités de conseil, d'ingénierie, de formation et de développement de solutions innovantes.
En tant que TPE à taille humaine, nous recherchons une personne polyvalente, organisée et autonome, capable d'intervenir sur plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise.

Vos missions :
Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et participerez activement à la gestion quotidienne de l'entreprise.

Administration :

- Réaliser les tâches administratives courantes.
- Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil des visiteurs.
- Gérer le classement et l'archivage des documents.
- Assurer le suivi des stocks de fournitures.
- Gérer les différents contrats de l'entreprise (prestataires, abonnements, etc.).

Ressources Humaines :

- Gérer le planning des absences, congés et RTT.
- Assurer le suivi des tickets restaurants.
- Suivre les notes de frais.

Comptabilité (en lien avec le cabinet comptable) :

- Établir les factures de vente via Pennylane.
- Envoyer les factures aux clients.
- Assurer le suivi des factures fournisseurs et clients.
- Effectuer le rapprochement comptable mensuel.

Gestion de la formation :

- Gérer les dossiers de financement (AFDAS et autres OPCO).
- Organiser les formations intra et inter-entreprises.
- Réaliser et envoyer les convocations.

Communication & Marketing :

- Animer les réseaux sociaux de l'entreprise.
- Concevoir des visuels pour le site internet et les réseaux sociaux.

Profil recherché :
Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Compétences recherchées :

- Formation Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration, RH, communication ou équivalent.
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
- Aisance rédactionnelle et excellente maîtrise du français.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office ou Google Workspace).
- Une sensibilité à la communication digitale et aux réseaux sociaux est appréciée.
- La maîtrise d'outils de création graphique (Canva, Adobe Express ou équivalent) est un plus.

Qualités attendues :

- Polyvalence
- Rigueur
- Autonomie
- Sens de l'organisation
- Curiosité
- Esprit d'initiative
- Bon relationnel
- Discrétion et confidentialité

Pourquoi nous rejoindre ?

- Une grande diversité de missions.
- Une entreprise à taille humaine où les idées sont les bienvenues.
- Un environnement technique innovant autour des télécommunications IP, de la cybersécurité et de l'intelligence artificielle.

Avantages : TR, Mutuelle, PEE, nombre jours congé (25 congés payés)

Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps partiel
Lieu : Paris 20e

Savoir-être professionnels :

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs