Operations Coordinator (H/F)

Description

Coordination et gestion des activités administratives et opérationnelles d'IAG, incluant le suivi des partenaires, la comptabilité, la gestion des bases de données et l'organisation des événements. Le poste implique également la coordination des déplacements et réunions ainsi qu'un soutien aux différents projets et équipes d'IAG.

Assistance administrative
Veiller à l'envoi des certificats de partenariat
Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et apporter son aide à la mise en forme des documents et des présentations.
Gérer les systèmes de classement électroniques et papier, l'archivage et l'organisation des documents.
Veiller à l'organisation générale et à la propreté des locaux.
Aider à la préparation et à l'envoi des contrats aux partenaires et fournisseurs via DocuSign, en s'assurant que les contrats sont enregistrés dans Salesforce et mis à jour

Comptabilité
Saisie et classification précises des dépenses à l'aide du système comptable Pennylane.
Participation aux activités mensuelles de rapprochement et de reporting.
Facturation des nouveaux partenaires et des renouvellements

Gestion des bases de données
Mise à jour et maintenance de données précises dans les bases de données Globus et Salesforce.
Coordination d'événements
Participation à la planification et à l'organisation des événements de l'IAG (forums, académies et voyages éducatifs).
Assister le responsable marketing et événements dans la logistique, les inscriptions, la préparation du matériel, la coordination sur place, les mises à jour de Salesforce, la création de groupes WhatsApp, l'impression des badges et le suivi auprès des intervenants.

Voyages, réunions et soutien aux projets
Aider à la réservation des voyages, à la planification des réunions et à la coordination logistique.
Assister le consultant itinérant dans ses tâches administratives, notamment la préparation des présentations, la rédaction des ordres du jour et la rédaction des comptes-rendus.

Savoir-être professionnels :

• Etre force de proposition
• Avoir l'esprit d'équipe
• Avoir le sens du service