Assistant de direction et chargé de coordination (H/F)

Au sein d'une équipe de 11 personnes et sous l'autorité directe du directeur aux relations européennes et internationales, le titulaire du poste est chargé d'assurer le secrétariat du directeur, ainsi que de la gestion administrative et budgétaire de la direction.

1) Secrétariat de direction

• gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l'agenda
• préparation des réunions et accueil des rendez-vous extérieurs, ainsi que des délégations étrangères
• mise à jour des tableaux, bases de données et collecte des éléments auprès de l'équipe
• organisation des déplacements (réservations, dossiers, remboursements).

2) Gestion budgétaire

• préparation et suivi du budget en coordination avec la directrice adjointe
• engagements des dépenses en coordination avec la directrice adjointe.

3) Gestion RH et bureautique A ce titre, il ou elle assure le suivi de premier niveau en lien avec les correspondants RH en coordination avec le directeur et la directrice adjointe :

• suivi des recrutements
• suivi des situations individuelles
• accompagnement de l'équipe sur les questions de formation
• gestion des locaux, du matériel et des fournitures.

4) Gestion évènementielle A ce titre il ou elle assure un accompagnement du directeur et des chargés de mission pour la préparation des évènements et des manifestations organisées par la DREI ou auxquels celle-ci est associée afin de contribuer à leur bon déroulement.

5) Documentation et veille

• gestion de la documentation professionnelle
• organisation du classement papier et électronique.