Assistant administratif & bras droit de la Direction Générale H/F

Description

Créée en 2016, Tankyou est une startup industrielle en pleine croissance, qui facilite la transition énergétique
des flottes d'entreprises. Notre mission : livrer directement sur site les carburants et énergies nécessaires (gasoil, HVO, GNV, BioGNC) au fonctionnement des véhicules professionnels.
Notre conviction : simplifier l'accès aux énergies décarbonées, grâce à un modèle de livraison innovant et flexible, pour accélérer le verdissement des flottes.
Après avoir bâti une activité solide de livraison "bord à bord", nous avons récemment lancé une activité complémentaire de négoce de carburants, opérée via plusieurs filiales régionales.
Tankyou aujourd'hui, c'est :
Une entreprise rentable,
Une ambition industrielle et environnementale forte,
Une équipe soudée et engagée !
 
Vous assisterez la co-Directrice Générale de Tankyou sur un large éventail de sujets administratifs, opérationnels et transverses, à fort enjeu et parfois hautement confidentiels.
Vous aurez notamment en charge les missions suivantes :
Support direct à la co-Directrice Générale :
* Préparer les virements
* Suivre les dossiers
* Gérer les appels, prises d'informations et de rendez-vous
* Communiquer avec les clients et fournisseurs : relance, infos
* Support à la mise en place de process pour le lancement d'une nouvelle division de Trading
* Soutien ponctuel aux commandes de carburants en dépôts et aux ventes clients en négoce (activité de "trading")
* Appui ponctuel aux livraisons sous-traitées (organisation du transport, négociation des prix)
* Mettre à jour les indices carburants dans nos outils de gestion interne
* Missions ad-hoc selon les besoins
Suivi administratif douanier (carburants) :
* Mettre à jour quotidienne des volumes mis à la consommation (activité de "bord-à-bord')
* Vérifier les données fournisseurs et dépôts pétroliers (activité de "bord-à-bord')
* Suivre les bons de livraison (activité de "bord-à-bord')
* Archiver les documents
* Suivre les certificats de durabilité (biocarburants HVO et BioGNC)
Support administratif RH :
* Gérer l'administratif des onboardings / offboardings (mutuelle, badge, médecine du travail)
* Suivre les notes de frais, acomptes
* Préparer les documents RH : soldes de tout compte
Office Management :
* Réceptionner et envoyer le courrier
* Commander les fournitures
* Scanner / classer / archiver les documents
Ces missions sont non exhaustives et pourront être amenées à évoluer et à être élargies dans le temps.
 
Prés-requis :
* Formation générale type école de commerce ou équivalent Master / Bac+5
* Min. 5 ans d'expérience
Compétences attendues :
* Très bonne expression écrite
* Orthographe irréprochable
* Maîtrise de la suite Office (Excel, Outlook, Word)
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Qualités personnelles :
* Rigueur
* Autonomie
* Exécution rapide et fiable
* Sens de l'organisation
* Capacité à jongler entre différents types de tâches au quotidien
* Adaptabilité, débrouillardise
* Envie de grandir dans un environnement exigeant et bienveillant
Avantages et Rémunération :
* Salaire fixe : selon profil
* Avantages : CSE - Mutuelle - Remboursement des transports à 50% et/ou Forfait Mobilité Durable - Télétravail partiel possible
Process de recrutement :
* 1er tour : appel téléphonique avec Marine, notre recruteuse (15min)
* 2ème tour : entretien en visio avec Anne-Laure (co-Directrice Générale) (15 à 30min)
* 3ème tour : cas pratique à distance (1h)
* 4ème tour : entretien final en présentiel avec Edouard et Anne-Laure (co Directeurs Généraux) (1h)
* Avant validation finale, prise de référence
Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap, des aménagements peuvent être mis en place.