assistant administratif H/F - EC21568

Description

assistant administratif H/F - EC21568 Au sein de la Direction Générale des Services et du Pôle Administration Générale - Finances, vous assistez la DGS d ... stion de son emploi du temps et divers dossiers d'une part et vous assurez la gestion de divers dossiers administratifs et juridiques.

VOS MISSIONS

Assistante de direction du DGS :
- Filtrage des appels téléphoniques
- Gestion de l'agenda (réunions, rendez-vous -)
- Coordination de la circulation d'informations entre la DGS et les autres services
- Préparation et tenue de dossiers divers en coordination avec la DGS et notamment les demandes de subventions d'équipement
- Rangement et tenue des dossiers du DGS (archivage, classement -)
- Rédaction de divers notes et courriers

Gestion administrative et Juridique :
- Déclarations et gestion des sinistres, relations avec les assureurs,
- Assistance sur la préparation du Conseil Municipal ainsi que diverses instances : ordre du jour, convocations, préparation délibération et PV, préparation dossier, envoi au contrôle de légalité etc
- Centralisation et gestion et vérification des décisions et arrêtés
- Tenue des registres des actes réglementaires
- Gestion des taxis,
- Suivi des dossiers des demandes de subventions des associations
- Assistance à la responsable des marchés publics pour diverses missions : préparation des DCE, aide à l'analyse, assistance à l'envoi des marchés aux titulaires

Autres missions partagées selon la charge de travail ou pour remplacement pendant les congés ou absences :
- Ouverture et enregistrement de l'ensemble du courrier papier et électronique,
- Préparation du bureau municipal
- Planning des salles de l'hôtel de ville
- Tout autre mission liée au service juridique