Assistant(e) de département – Gestionnaire de scolarité pour le département Réseaux et Télécommunications (RT) (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines recrute un(e) Assistant(e) de département – Gestionnaire de scolarité pour le département Réseaux et Télécommunications (RT) de l'IUT de Vélizy. Sous la responsabilité du Chef du département et de la responsable de la scolarité, vous exercerez vos missions dans un environnement collaboratif, au cœur d'une équipe pédagogique et administrative dynamique, et en lien étroit avec les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels ou professionnels.
Dans le cadre de vos fonctions, vous assurerez à la fois le secrétariat du département et la gestion administrative et pédagogique de la scolarité. Vous serez le premier contact du département : vous accueillerez, informerez et orienterez les étudiants, les enseignants, les candidats et les partenaires extérieurs, en présentiel, par téléphone ou par courriel. Vous préparerez les courriers, les convocations, les documents administratifs et apporterez votre soutien à l'organisation logistique des réunions, conseils de département, sorties pédagogiques ou déplacements. Vous contribuerez également à la préparation des missions des enseignants, aux commandes du département et au suivi administratif des projets étudiants et enseignants.
Parallèlement, vous assurerez la gestion complète de la scolarité des formations du département, qu'elles soient classiques ou en alternance. Vous participerez à l'organisation des recrutements et vérifierez la complétude des dossiers de candidature sur les plateformes dédiées. Vous procéderez aux inscriptions, paramétrerez les outils de gestion comme Scodoc, CELCAT ou Apogée, et suivrez les emplois du temps, les absences et l'assiduité des étudiants, y compris dans le cadre de l'apprentissage. Vous gérerez les conventions, rapports de stage, préparerez les examens, saisirez les notes et contribuerez à la tenue des jurys. Vous assurerez également la coordination administrative avec le CFA, en suivant les contrats d'apprentissage et en communiquant avec les entreprises partenaires.
Vous participerez activement à la vie du département en contribuant à l'organisation d'événements tels que les JPO, les forums post-BUT, la remise des attestations de réussite ou la cérémonie de remise des diplômes. Dans le cadre d'un travail collectif et solidaire, vous pourrez être amené(e) à apporter un soutien ponctuel à d'autres départements en cas d'absence temporaire d'un gestionnaire de scolarité, afin d'assurer la continuité du service.

PROFIL RECHERCHÉ :

Rigoureux(se), organisé(e) et polyvalent(e), vous faites preuve d'un excellent sens du relationnel et d'une grande discrétion. Vous maîtrisez les outils bureautiques et appréciez le travail en équipe. Votre réactivité, votre capacité d'adaptation et votre sens du service public seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste au cœur de la vie universitaire.