Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description

- Réserver les hôtels, les vols et les trains selon les besoins dans le respect de la politique de voyage
- Calculer les temps de trajet pour chaque déplacement
- Réserver les taxis parfois
- Intégrer les réservations dans son agenda
- Dans le cas de voyage à l'étranger, vérifier si des documents spécifiques sont nécessaires et anticiper leur préparation (ex : ESTA, visa,..)
 
- Concernant les demandes de réunions organisées :Caler les réunions en fonction des agendas
- Réserver les salles pour les réunions
- Réserver les plateaux-repas ou restaurant
- Récupèrer les justificatifs et saisi les notes de frais
- Assurer le point hebdomadaire sur son agenda, les déplacements à venir et les réunions à venir. Identifier les arbitrages à faire pour lui permettre de décider.
 
ACCUEIL RUNGIS - 25% du temps
- Accueil physique/téléphonique et orientation : Registre visiteurs, vérification d'identité, informations générale site, etc...
- Réception, tri, et distribution du courrier et des colis
- Gestion et envoi des QR codes pour accès
- Création et suivi des cartes d'accès
 - Outlook : agendas multiples, vision planification, gestions des invitations
- SAP
- A l'aise avec le digital (il faudra utiliser certains outils de l'entreprise pour accéder à des dossiers partagés, réserver les prestations, saisir les notes de frais, saisir les congés etc)
- Anglais obligatoire (écrit et oral)
- Aisance verbale et écrite
- Flexibilité
- Réactivité
- Rigueur
- Organisation
- Anticipation