Assistant(e) de Direction F/H

Description

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr

La réforme de l'AP-HP (dite "nouvelle AP-HP") engagée en 2019 vise à revoir l'organisation et le fonctionnement des différents niveaux de responsabilité de l'AP-HP. Pour les directions fonctionnelles, il s'agit, tout en réaffirmant le rôle et les missions stratégiques du siège de l'AP-HP, d'engager un mouvement de déconcentration des enjeux et décisions opérationnelles au niveau des GHU, des DMU et des services. Cela conduit à redéfinir les missions et la structure du Siège, qui doit être resserré sur ses missions stratégiques, de pilotage et de coordination

Ce poste est localisé sur le site de Saint Antoine


L'assistant(e) de Direction concourt au bon déroulement de la mission de la Direction
Missions détaillées : 
1-       Assistance de la Direction :
·         Gérer l'agenda, planifier les rendez-vous, les déplacements et les réunions de la directrice
·         Organiser le planning des réunions de la DHL (COPIL, COPROJ, CODIR, réunions de service...)
·         Gérer les appels téléphoniques et les mails
·         Préparer les dossiers et assurer le suivi des échéances.
·         Rédiger des comptes rendus (environ 2 par mois : COPIL, COPROJ, ...), notes et courriers.
·         Coordonner la circulation des informations entre la direction et les autres services de l'AP-HP

2-       Gestion documentaire et organisation :
·         Classer et archiver les documents de manière numérique et physique.
·         Gérer les outils collaboratifs et assurer leur mise à jour.
·         Assurer la logistique des réunions (préparation des salles, outils informatiques, supports, etc.).
3-       Communication interne :
·         Être l'interlocutrice privilégiée des équipes internes et des partenaires externes.
·         Créer des présentations visuelles à la demande de la directrice.
·         Contribuer à la vie de l'équipe DHL, à la constitution et la préservation et le renforcement du collectif de travail
4-       Contribution aux projets :
·         Participer à l'organisation des projets transversaux, évènements, temps forts de la Direction de l'hôtellerie et de la logistique (par exemple : " journée logistique ";
Cette liste est non exhaustive.

.Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.).
.Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s'adapter aux différentes situations et aux environnements divers
.Sens de la communication : pour s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l'organisation, et compétences en communication interne pour contribuer à la préservation et au renforcement du collectif de travail
.Organisation, gestion des priorités et anticipation : pour pouvoir mener à bien ses missions et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses
.Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager
.Bonnes s capacités rédactionnelles

SAVOIR FAIRE REQUIS
.Gestion des agendas complexes
.Organisation, planification de réunions et visioconférences
.Appui aux besoins informatiques et notamment installation des salles, agendas en ligne et partagés
.Création de supports visuels et présentation.
.Accueil téléphonique
.Traitement des courriels et courriers signés par la Directrice
.Préparation des dossiers de réunion
.Mise en forme de courriers

CONNAISSANCES ASSOCIEES
.Connaissance de l'organisation de l'AP-HP, de ses missions et de son fonctionnement
.Sensibilisation aux enjeux politiques et stratégiques d'une grande institution publique