ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

Description

Référence CSP: 2025-2104283
Placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de la DRIPE vous interviendrez en appui à l'ensemble de la Direction sur quatre types de missions :
Appui à la Direction :
Organiser des réunions, consolider de notes et rapports,;
Gérer les courriers, l'archivage et le classement des répertoires. Assurer la bonne transmission des décisions notes et partages d'information au sein de l'équipe et avec les autres Directions de l'Ecole ;
Gérer les achats et les commandes de fournitures ;
Agir en point de contact principal pour la DSI et pour la Dircom (référente intranet et site web)
Assurer l'appui organisationnel pour la réception de délégations et invités, commandes, prestations, organisation d'événements en présentiel ou distanciel ;
Assurer la préparation de l'accueil des nouveaux collaborateurs et stagiaires, en liaison avec le Service des Ressources Humaines ;
Collecte de la taxe d'apprentissage :
Planifier la campagne, concevoir les plaquettes et emalings ;
Piloter le prestataire, former les télé-opérateurs, suivre le marché attribué et la remise en concurrence ;
Effectuer le ciblage des contacts entreprises, les mises à jour des bases de données
Suivre la règlementation, établir les bilans et rapports de collecte et être force de proposition pour optimiser la collecte.
Assistance opérationnelle aux relations entreprises :
Produire des statistiques, du Top 80 des partenariats, alimenter et extraire les données du CRM ;et suivre les indicateurs ;
Organiser des événements : « les Matinales des Ponts » (ou événement similaire), piloter des prestataires, gérer des projets,
Assurer la partie organisationnelle des événements d'entrepreneuriat, de relations entreprises, et les réceptifs des activités EELISA ;
Assurer la mise à jour des supports de communications internes et externes (relations entreprises) en lien avec la Direction de la Communication ;
Gestion et budget :
Assurer le rôle de gestionnaire budgétaire de la DRIPE, suivre les engagements et les marchés, ;
Gérer les achats : établir les conventions, renouvellements de marchés, gestion dans ELAP
Préparer les dialogues budgétaires et opérations de clôture budgétaire
Assurer la liaison avec le Service des Affaires Budgétaires et Financières et l'agent comptable ;
Notifier les conventions avec ou sans flux financiers ;
Assurer le suivi des conventions de recette et des engagements de dépenses associés ;
Appuyer les membres de l'équipe dans le montage et le suivi du budget
Suivre l'état des dépenses et des recettes par convention
Etre force de proposition sur l'amélioration des processus ;