Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description

Le rôle de l'Office Manager est de:
- permettre aux consultants.es du cabinet de travailler dans les meilleures conditions possibles
- faire vivre la culture et les valeurs de l'entreprise au quotidien
- accompagner les dirigeants sur divers sujets administratifs.
En étroite collaboration avec le DAF et le Comité de Direction :
Vous Gérez le lieu de vie de l'entreprise, gestion des bureaux :
- Gestion/archivage du courrier et de l'accueil invités (clients, partenaires, candidats en processus de recrutement...)
- Gestion des locaux, des différents prestataires de services généraux et maintenance des équipements
- Organisation des évènements internes (réunions mensuelles, séminaires...)
Vous contribuez à la gestion administrative de l'entreprise :
- Gestion administrative et le contrôle de gestion sous la supervision d'un DAF
- Production hebdomadaire de reportings de suivi de l'activité (notamment suivi du staffing, de la production et de la facturation)
- Participation à la production et au suivi des KPI d'activité
- Gestion du processus achats dans l'ERP (suivi des ordres d'achats et enregistrement des pièces comptables associés)
- Suivi de la facturation et du recouvrement client
- Classement et archivage de la documentation administrative de l'entreprise
- Gestion administrative du personnel : gestion des recrutements, onboarding/offboarding, préparation des contrats, collecte et suivi des dossiers du personnel, gestion de la paie, gestion des absences et suivi des notes de frais, ...
- Organisation et suivi des formations internes
- Support administratif pour les appels d'offre, référencement et contrats clients...
Fort d'une expérience réussie d'au moins 5 ans sur des postes d'assistanat de Direction Générale dans un contexte international et/ou d'Office Manager en cabinet de conseil, d'avocats ou de start-up, vous avez démontré votre efficacité en matière :
- Aisance relationnelle, sens du service et disponibilité
- Organisation, anticipation, initiative
- Rigueur, méthode et maîtrise de l'orthographe
- Polyvalence et curiosité
- Écoute et disponibilité
- Maitrise des outils informatiques (ERP et Excel notamment)