Assistant(e)de Direction (H/F)

Description

[74666] Direction des Etablissements Sanitaires et Médico-Sociaux BTP RMS
L'assistant(e) intervient dans la gestion de l'agenda du Directeur Opérationnel et DRH, l'organisation de réunions et de déplacements, le suivi des dossiers, la préparation de supports de communication, suivi et gestion des dépenses du siège ainsi que dans la coordination avec les directions d'établissement et les autres directions du Groupe.
L'assistant(e) est également un point de contact privilégié pour les interlocuteurs internes et externes, assurant une interface professionnelle et efficace.
-Accueil physique et téléphonique, orientation des visiteurs et prise en charge des messages,
-Rédaction et élaboration de différents documents : courriers, présentations PowerPoint, compte-rendu, etc.
-Gestion de l'agenda du Directeur Opérationnel et du DRH : prise de rendez-vous, organisation des déplacements (train, avion, hôtel) et suivi des frais engagés,
-Gestion du courrier entrant et sortant
-Organisation d'événements : déjeuners collaborateurs, séminaires, réunions, dîners.
-Commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
-Préparation enregistrement des factures dans les outils (le fournisseur, le compte comptable et entité d'imputation, etc.) et des notes de frais
Description du profil recherché:
Formation : Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction avec une expérience de 10 à 15 ans minimum dans une fonction similaire, idéalement en environnement multisite ou institutionnel.
Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant.
Très bon niveau de communication écrite et orale.
L'assistant(e) de direction doit faire preuve d'une grande agilité, en s'adaptant rapidement aux imprévus et aux changements ; sait anticiper les besoins et les échéances pour assurer une organisation fluide. Sa discrétion est essentielle pour garantir la confidentialité des informations traitées. Enfin, l'assistant(e) de direction possède un excellent sens de la communication, combinant écoute active, clarté dans les échanges et aisance relationnelle.
Période de la journée : Jour