ASSISTANT DE DIRECTION DE LA DIRECTION DES BÂTIMENTS ET DE LA MAINTENANCE (H/F)

Description

Référence CSP: O092251/022000813
Sous la responsabilité du directeur délégué à la maintenance, adjoint à la directrice des bâtiments et de la maintenance, vous assurez le secrétariat et l’assistance administrative des deux directeurs.
Vous les accompagnez dans l’ensemble des tâches liées à l’accueil, à l’organisation, à la gestion, à la communication, à l’information, au suivi des actions et des dossiers, ainsi qu’à la tenue des tableaux de bord.
Intégré·e à une équipe de deux personnes, vous travaillez en binôme pour garantir la continuité du service, notamment lors des congés ou absences imprévues.

Appui au fonctionnement de la direction :
• Assister l’équipe de direction dans l’organisation du travail : préparation de réunions, déplacements, gestion des agendas, commandes de fournitures, accueil physique et téléphonique.
• Être le référent du suivi des courriers pour la direction (point d’entrée).
• Piloter le suivi et le contrôle des notes et parapheurs.
• Rédiger les comptes rendus du comité de direction (CODIR).

Suivi des ressources humaines :
• Relais RH de la direction : suivi des comités emploi et des avancements, rédaction d’avis de vacance de poste, gestion des arrêtés, fiches de poste, ordres de mission, tableaux de bord RH…
• Référent suppléant de l’outil de gestion du temps de travail, en lien avec les chefs de service, responsables d’équipements et la DRH.

Gestion administrative transversale :
• Suivi des rapports présentés en assemblée.
• Animation du réseau des assistantes de la direction (diffusion d’informations, harmonisation des outils et process, échanges de pratiques).
• Suivi de l’archivage et de la gestion électronique des documents (GED).
• Réalisation de dossiers ponctuels, recherches thématiques.
• Gestion et mise à jour du SharePoint de la direction.

Missions en binôme ou en appui :
• Assistance à la chargée de communication : réponses aux sollicitations des élus et du cabinet, mise à jour des fiches projets, rapports d’activité, rédaction d’articles...
• Appui ponctuel lors d’événements organisés par la direction ou le Département, y compris sur sites extérieurs.
• Renfort ou suppléance de l’assistante du DGA du Pôle PEMC.