Assistant de direction F/H

Description

la Direction Ingénierie des travaux souterrains recherche un(e) assistant(e) de direction

L'assistant(e) de département assure un rôle de soutien administratif, gestion, logistique et organisationnel au sein du département. Il/elle contribue à la fluidité des opérations quotidiennes et facilite la coordination entre les équipes internes et les interlocuteurs externes.

Responsabilités :

Support administratif

Gestion des agendas et suivi des présences/congés/télétravail

Réception et traitement des appels, courriels et courriers

Logistique et coordination, parc informatique

Organisation des déplacements et réservations ; utilisation des logiciels entreprise dédiés

Préparation d'événements internes : ateliers, réunions techniques ou de département

Suivi des commandes de fournitures et gestion des stocks

Commandes et suivi du parc informatique et téléphonique ; suivi des contrats des logiciels techniques ; interlocuteur du Service informatique

Support RH

Participation à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs, accompagnement des collaborateurs dans les démarches administratives de l'entreprise, participation aux formalités de départ

Appui aux projets

Appui administratif des projets : suivi des contrats et des pièces administratives justificatives

Suivi des contrats de sous-traitance, de prestation ou contrat intérimaires

Support financier et gestion

Traitement des factures, notes de frais et bons de commande

 Suivi et gestion des prestations sur le logiciel de gestion dédié (Akuitéo)

Appuis aux Responsables d'Etudes dans la gestion des prestations

Préparation des pièces nécessaires à la facturation

Interface de communication

Point de contact pour les échanges internes et externes

Transmission des informations et suivi des actions

 



Compétences requises :

Organisation et rigueur

Excellente communication écrite et orale

Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office)

Capacité à gérer les priorités et respecter les délais

Discrétion et sens du service

Esprit d'équipe et autonomie

 

Profil de formation et expérience recherché :

Formation en assistanat, gestion ou administration

Expérience souhaitée dans un environnement technique

Mission :

la Direction Ingénierie des travaux souterrains recherche un(e) assistant(e) de direction 

L'assistant(e) de département assure un rôle de soutien administratif, gestion, logistique et organisationnel au sein du département. Il/elle contribue à la fluidité des opérations quotidiennes et facilite la coordination entre les équipes internes et les interlocuteurs externes.

Profil demandé :

Responsabilités :

Support administratif

Gestion des agendas et suivi des présences/congés/télétravail
Réception et traitement des appels, courriels et courriers
Logistique et coordination, parc informatique

Organisation des déplacements et réservations ; utilisation des logiciels entreprise dédiés
Préparation d'événements internes : ateliers, réunions techniques ou de département
Suivi des commandes de fournitures et gestion des stocks
Commandes et suivi du parc informatique et téléphonique ; suivi des contrats des logiciels techniques ; interlocuteur du Service informatique
Support RH

Participation à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs, accompagnement des collaborateurs dans les démarches administratives de l'entreprise, participation aux formalités de départ
Appui aux projets

Appui administratif des projets : suivi des contrats et des pièces administratives justificatives
Suivi des contrats de sous-traitance, de prestation ou contrat intérimaires
Support financier et gestion

Traitement des factures, notes de frais et bons de commande
 Suivi et gestion des prestations sur le logiciel de gestion dédié (Akuitéo)
Appuis aux Responsables d'Etudes dans la gestion des prestations
Préparation des pièces nécessaires à la facturation
Interface de communication

Point de contact pour les échanges internes et externes
Transmission des informations et suivi des actions
 


Compétences requises :

Organisation et rigueur
Excellente communication écrite et orale
Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office)
Capacité à gérer les priorités et respecter les délais
Discrétion et sens du service
Esprit d'équipe et autonomie
 
Profil de formation et expérience recherché :

Formation en assistanat, gestion ou administration
Expérience souhaitée dans un environnement technique

Catégorie professionnelle...