ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Description

Référence CSP: DEF_14-00059082
Collaborateur direct de la direction et placé sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de cabinet, l’assistant est chargé des travaux dévolus à un secrétariat de haute autorité. Il contribue à la tenue de l’agenda du directeur et de son adjoint, prépare les missions et les représentations de la direction auprès des divers interlocuteurs (cabinets de la ministre des Armées, secrétariat général pour l’administration, états-majors, directions et services…).
Il gère l’accueil physique des visiteurs et l’accueil téléphonique, participe à l’organisation matérielle des réunions et des déplacements à l’initiative du directeur et de son adjoint et prépare les dossiers avec la cheffe du cabinet.

Missions principales ;
- faciliter les missions du directeur et son adjoint,
- gérer les deux agendas avec réactivité et précision,
- réceptionner, organiser, enregistrer et présenter les parapheurs soumis à signature,
- assurer la permanence téléphonique,
- participer à l’organisation des entretiens,
- mettre en forme des documents (charte graphique),
- filtrer les appels avec précision, organiser les réunions,
- gérer les fournitures et les demandes d’ordre de mission.

Missions annexes :
- gérer les archives du secrétariat de direction ;
- participer à l’organisation logistique des activités du cabinet.