Gestionnaire administratif, financier et pédagogique (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS :

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le département Arts de l'ENS-PSL couvre les domaines des études cinématographiques et théâtrales, de l'histoire de l'art, de la musicologie et de l'esthétique. Les enseignements théoriques sont complétés par des ateliers de pratique artistique (théâtre, cinéma, musique, médiation), des rencontres avec des professionnels et l'organisation de manifestations culturelles discutées dans les cadres pédagogiques. Le département encourage également les stages et l'insertion professionnelle de ses quelque 200 étudiants.
Il est porteur du master PAT (parcours arts transdisciplinaire). L'équipe se compose de 8 enseignants-chercheurs titulaires, de chargés de mission d'enseignement et assure la gestion et la programmation du Théâtre Nicole Loraux, avec l'appui de deux régisseurs.
MISSION PRINCIPALE
Sous l'autorité du directeur du département et en lien avec la direction des études, le secrétariat assure la coordination des activités administratives, financières et pédagogiques du département Arts. Il prend également en charge la gestion administrative et financière des Activités culturelles, du Théâtre Nicole Loraux et du laboratoire SACRe.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Accueil
Accueil physique, téléphonique et par courriel des étudiants, enseignants et intervenants extérieurs.
Gestion financière
• Suivi du calendrier institutionnel, gestion des achats, commandes, missions et recrutements dans le respect de la comptabilité publique.
• Suivi budgétaire, gestion des vacations, rémunérations (dont GUSO), subventions, budgets d'accompagnement des doctorants SACRe et conventions liées aux événements artistiques.
Gestion des ressources humaines

Gestion administrative des missions, vacataires et personnels extérieurs, instruction des dossiers réglementaires, accueil des nouveaux agents, préparation des recrutements en CDD et encadrement éventuel de vacataires étudiants.
Gestion pédagogique

Mise à jour des offres de formation et de cours sur Pegasus et Moodle, suivi pédagogique, collecte et transmission des notes, gestion du master PAT (inscriptions, jurys, validations).
Soutien logistique et communication

Gestion des salles, du matériel audiovisuel, organisation logistique des jurys et événements, soutien aux manifestations scientifiques et culturelles, mise à jour du site du département et préparation des réunions

PROFIL RECHERCHÉ :

SPECIFICITES DU POSTE

• Polyvalence des tâches.
• Confidentialité des données traitées.
• Respect de la réglementation et des délais de procédure
• Capacité à assumer de front les différentes missions du poste (notamment le suivi de plusieurs budgets).

Ce poste requiert autonomie et prise d'initiative, tout en en référant régulièrement à la direction et au conseil de département.

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : membres du département, unités de recherches rattachées au département, direction des études, de la vie étudiante et des carrières, services centraux, autres secrétariats de départements et de masters, élèves, étudiants, doctorants, post-doctorants, enseignants invités...
Externes : PSL (services des directions de la recherche et de la formation), visiteurs (conférenciers, professeurs invités, étudiants), fournisseurs, etc.

COMPÉTENCES ATTENDUES
Diplôme : Baccalauréat minimum
Connaissances :
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Connaissance de base de la réglementation budgétaire et comptable
• Connaissance de base de la réglementation en ressources humaines

Compétences techniques :
• Savoir travailler en équipe
• Savoir mettre en œuvre et respecter les délais d'un calendrier d'opération
• Savoir jouer un rôle de conseil, d'aide ou de décision
• Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
• Savoir rédiger des notes techniques ou d'information, savoir expliquer les textes réglementaires


Compétences comportementales :
• Autonome et prise d'initiative
• Etre fiable
• Etre organisé et méthodique
• Posséder le sens du relationnel et de la confidentialité
• Etre réactif, adaptation rapide aux situations nouvelles
• Etre pédagogue et patient
• Avoir le souhait de continuer à se former pour s'adapter aux besoins et évolutions du poste

AUTRES INFORMATIONS
Poste à pourvoir le : 01/01/2026
Lieu de travail : 45 rue d'Ulm
Quotité de travail : 100%
Poste ouvert aux contractuels (CDD de 2 ans – Rémunération selon grille et expérience)
L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité