Assistant.e administratif.ve - Faculté Sc. et Technologie (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS :

Vous assurez la gestion administrative et pédagogique de la formation initiale et continue en plus de celle en apprentissage pour le Master Energie et de la gestion de la formation initiale pour le Master Chimie – polymères fonctionnels :
Activités principales :
• Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, pédagogique et en vérifier la conformité
• Accueillir et informer les personnels et usagers
• Gérer la messagerie électronique et téléphonique, le courrier
• Mettre en oeuvre des procédures de gestion pédagogique relatives au contrôle de connaissances, inscriptions, emplois du temps, organisation des examens, jurys (saisie des notes, relevés de notes, attestations de réussite), en lien avec la scolarité et l'UGE pour les masters co-accrédités
• Suivre les conventions de stage et organisation des soutenances
• Saisir les présences/absences des apprentis dans le logiciel du CFA (YPAREO)
• Gérer les intervenants extérieurs de la formation par apprentissage (accueil, programmation des interventions, collecte des fiches d'évaluation)
• Renseigner des tableaux de bords
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures, salles
• Procéder à l'archivage des pièces administratives
• Procéder à l'archivage des pièces administratives
Il peut y avoir des contraintes horaires en périodes d'examen.
Environnement professionnel :
• Collaboration avec la gestionnaire en charge de la gestion des publics de formation initiale et continue du Master Chimie et du Master Energie
• Interaction forte avec le service de la scolarité et le pôle communication, formation et insertion professionnelle, partenariats

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire techniciens de recherche et de formation (entre 1650 € et 1960 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière)
Connaissances souhaitées :
• Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Fonctionnement et activité de l'établissement, contrôles des connaissances
• Fonctionnement de l'apprentissage et des CFA
• Anglais
Savoir-faire :
• Utiliser les logiciels pédagogiques et de bureautique (APOGEE, EXCEL, WORD, POWERPOINT, NetYpareo, Focalyz...) et mettre en partage de documents
• Planifier son activité
Savoir être :
• Sens de l'organisation et de la méthode
• Sens du contact et du service public