Assistant Administratif et Pédagogique H/F

Description

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de 3 mois, l'IFA Paris recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et pédagogique pour accompagner ses équipes et contribuer au bon fonctionnement de l'école. Un poste clé au cœur de la vie étudiante, mêlant organisation, coordination et relationnel.
Missions
Gestion administrative des étudiants
• Assurer un contact permanent avec les étudiants
• Encadrer administrativement les étudiants (gestion des dossiers d'inscriptions, de réinscription, attestations diverses...)
• Suivre la comptabilité « étudiants » (interface entre les répondants financiers et la comptabilité siège)
• Mettre à disposition des étudiants et des intervenants les cours et informations sur la plateforme dédiée
• Assurer le traitement, le suivi et la saisie des absences, transmettre le bilan des absences aux Directeurs concernés


Mise en place des cours et des examens
• Assurer et optimiser la planification des cours dans les outils à disposition (Hyperplanning...),
• Gérer les changements et réaffectations des cours supprimés en lien direct avec les intervenants
• Planifier, le cas échéant, la mise en oeuvre des cours en distanciel
• Mettre en oeuvre les sessions d'examens (Réception, validation et mise en forme les sujets et les corrigés, organisation logistique des salles, assurer la surveillance...)
• Gérer le traitement des copies (réception, comptabilisation, envoi pour correction aux intervenants, suivi, archivage ou remise des copies)
• Etablir les bulletins de notes
• Participer aux conseils de classe et jurys (selon les campus)


Gestion administrative des intervenants
• Collecter les informations administratives des intervenants et les enregistrer
• Etablir les contrats, avenants et conventions d'honoraires des intervenants
• Mettre à jour les tableaux de bord, réceptionner les factures, effectuer les vérifications nécessaires avant mise en paiement


Divers
• Participer à l'organisation et au développement des projets pédagogiques internes et/ou externes
• Participer selon les besoins aux Salons et aux Journées Portes Ouvertes : promotion et présentation des Écoles, contribution à la bonne logistique de l'organisation des événements
• Participer aux évènements organisés par les étudiants


Accueil & Logistique
• Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique (selon campus), prise en charge des visiteurs
• Participer à la bonne tenue du campus, accompagnement des intervenants dans leur mise en place opérationnelle, gestion du petit matériel (prêt, commandes...)


Liste non exhaustive

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil
• Expérience au sein d'un service pédagogique ou d'un centre de formation, avec compréhension du fonctionnement avec les étudiants et des problématiques liées à la pédagogie
• Très organisé(e), réactif(ve) et doté(e) d'excellentes qualités d'écoute
• Capacité à communiquer en anglais dans un contexte professionnel
• Maîtrise d'Excel (formules simples, manipulation de tableaux)
• A l'aise avec les outils Microsoft (Outlook, Teams...) ; Hyperplanning est un plus
• Capacité à gérer un volume important de tâches administratives avec rigueur
• Aptitude à prioriser et traiter des informations variées dans un environnement dynamique