Gestionnaire de formation continue (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS :

1 - gestion des formations —cycles ou parcours
Gérer les convocations aux sessions de formation – en présentiel et/ou distanciel - des participants, intervenants et directeurs de sessions
Préparer et diffuser les programmes de formation
Gérer la réservation du matériel nécessaire aux sessions de formation
Gérer les ordres de mission de ces publics
Assurer la reprographie des documents ou procéder aux réservations de prestation auprès du titulaire du marché si besoin
Assurer un accueil téléphonique et/ou échanges mails auprès d'un public très diversifié
Accueillir les participants et intervenants sur le site de l'école, à Arborial, en distanciel ou sur tout autre site extérieur à Paris ou proche banlieue
Assurer la gestion des évaluations et des attestations de suivi de formation
Alimenter les bases de données et tableaux de suivi
2- gestion financière et suivi (aucune compétence financière n'est exigée) :
Etablir les fiches navettes en ligne (pour que le service financier puisse pré-engager toutes les prestations du portefeuille : formations payantes, prestations de petits déjeuners, de cocktails .... ), ainsi que le service fait dès que la prestation est réalisée
Gérer les vacations des intervenants et directeurs de ses sessions (rétribution des interventions, en lien avec le coordonnateur de formation concerné, puis édition et transmission des états indemnitaires au service des RH après signature de la cheffe de service)
Assurer un suivi étroit via le dépôt sur le serveur commun des éléments et l'actualisation de tableaux dédiés.
3- Participation à la résorption du stock des vacations :
Le service de la formation continue est en cours de résorption d'un stock de vacation non payées aux intervenants. Si ce stock n'est pas entièrement résorbé à la date de la prise de poste, vous pourrez être amené à traiter de manière prioritaire le stock restant (préparation, édition et suivi des dossiers en lien avec le service RH pôles vacations basé à Bordeaux).
4- Participation au projet de service :
Vous participerez à la fiabilisation des données du système d'information, en lien avec la cheffe de service, l'adjointe à la cheffe de service et la gestionnaire en charge du projet, pour que le service puisse procéder à des extractions statistiques fiables (formation continue nationale, formation continue déconcentrée et délocalisée).
Vous pourrez enfin être amené à participer à toute mission ou tâche en lien avec l'activité du service de la formation continue.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances
­ Organisation judiciaire (échelle nationale, déconcentrée, délocalisée) : serait un plus
­ Gestion administrative : maîtrise
­ Outils informatiques (Word, Excel, messagerie Outlook) : maîtrise ou application
­ Techniques de rédaction/écrits professionnels : maîtrise ou application

Savoir-faire
­ Capacité à travailler en mode collaboratif : maîtrise
­ Organisation et rigueur : maîtrise
­ Capacité d'analyse : maîtrise
­ Communication : maîtrise
­ Organiser son activité : maîtrise
­ Savoir rendre compte de son activité : maîtrise
­ Rédaction de courriers et de mails

Savoir-être
­ Proactivité
­ Réactivité
­ Sens du travail en équipe
­ Sens du contact, dialogue et de l'écoute
­ Capacité d'adaptation
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD d'1 an renouvelable)