Assistant(e) radioprotection à la division de Paris H/F

Description

Le/la titulaire du poste contribue au bon déroulement des activités de la division, en assurant des fonctions de secrétariat et d'assistance administrative pour le compte de l'ensemble de la division, sur des activités diversifiées.

Le/la titulaire du poste est intégré aux actions transverses de la division et participe à la réalisation de son plan d'action.
Les différentes activités du secrétariat sont réparties entre deux agents. Après une montée en compétence progressive, chaque agent maîtrise l'ensemble des tâches du secrétariat. La répartition des missions fonctionne alors selon une organisation tournante hebdomadaire pour les tâches transverses à toute la division, et par pôle sinon.

Le/la titulaire, placé sous l'autorité du chef de division, exercera les activités générales suivantes :
·       Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs ;
·       Gérer la boite mail de l'entité ;
·       Traiter le courrier de la division, en assurer la diffusion et le classement informatiques et physiques ;
·       Gérer les moyens (commandes de fournitures, réservation de salles, photocopieurs, suivi budgétaire,...) ;
·       Exercer les missions d'assistant(e) RH ;
·       Assurer l'intérim des autres assistants de la division.

Le/la titulaire assurera également des activités plus spécifiques liées aux métiers de l'ASNR :
·       Gérer la base de données interne (correction des anomalies, relance des assujettis dont les autorisations sont périmées, maintien à jour,...) et la renseigner, notamment à réception des dossiers d'instructions ;
·       Etre le référent télédéclaration de la division :
o    Rôle opérationnel d'accompagnement des utilisateurs du téléservice en cas d'interrogation ou de problématique,
o    Rôle de conseil et d'explication des processus auprès de ses collègues ;
·       Instruire ou pré-instruire des dossiers simples : par exemple, évènements significatifs de radioprotection, renouvellement à l'identique d'autorisation, suivi des télé-déclarations ;
·       Anonymiser les lettres de suite d'inspection de la division et les mettre en ligne ;
·       Etre en appui des inspecteurs
- Etre en relation et conseiller les interlocuteurs extérieurs ;
- Assurer le classement des archives de la division

Ce poste conviendrait tout particulièrement à un secrétaire administratif des administrations de l'Etat. Il est également ouvert aux agents d'autres corps administratifs de la fonction publique disposant des compétences attendues et aux contractuels ou salariés.

Niveau d'études minimum requis (ce champ est destiné aux candidats contractuels) : Bac ou niveau équivalent.

Compétences attendues :
Savoirs ou connaissances
·                Environnement administratif
·                Bureautique et outils collaboratifs
·                Gestion budgétaire et comptable

Savoirs faire
·                Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
·                Savoir rendre des comptes
·                Savoir rédiger
·                Rechercher des données, des informations
·                Travailler en équipe
·                Organiser une activité

Savoir être
·                Aisance relationnelle
·                Avoir l'esprit d'équipe
·                Etre autonome
·                Etre rigoureux
·                Faire preuve de discrétion
·                Avoir le sens de l'organisation