ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) - MAIRIE DES ESSARTS-LE-ROI

Description

Référence CSP: O078260/105000766
L’agent doit assurer quotidiennement la gestion administrative des services techniques.

 Accueil et information
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires.
• Renseigner, orienter et assurer la transmission des informations au sein du service.
 Gestion du courrier et des documents administratifs
• Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer les courriers entrants.
• Rédiger et préparer les courriers sortants, assurer leur mise à la signature et leur expédition.
• Suivre et archiver l’ensemble des documents administratifs du service.
 Suivi administratif des interventions techniques
• Enregistrer, analyser et transmettre les demandes d’intervention (logiciel 3P ou équivalent).
• Suivre les demandes auprès des délégataires et partenaires extérieurs.
• Gérer les plannings du service et consolider les informations nécessaires au pilotage quotidien.
 Marchés publics et commande publique
• Assurer le suivi administratif des marchés : annonces légales, courriers, ...
• Préparer les bons de commande validés par la direction, en lien avec le service Finances.
• Assurer la notification des commandes et marchés de service.


 Gestion administrative du personnel technique
• Saisir et suivre les heures supplémentaires, présences/absences et congés des équipes techniques.
• Mettre à jour les tableaux de suivi.
 Suivi logistique et matériel
• Gérer les stocks de matériels, fournitures, consommables et produits d’hygiène.
• Passer les commandes nécessaires avec validation hiérarchique.
 Organisation et coordination
• Programmer et organiser les réunions du service (convocations, salles, documents).
• Assurer le lien entre la direction, les partenaires externes et les autres services municipaux.
Missions spécifiques :
- Gestion du matériel, des clés etc