Assistant.e administratif.ve - Faculté Sc. et Technologie (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS :

Vous avez pour mission la tenue du secrétariat de la direction de la Faculté des sciences et technologie et la gestion des contrats étudiants.
Activités principales :
• Accueil et prise en charge des différents usagers et autres publics (accueil téléphonique et physique)
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), diffusion d'informations
• Planification et organisation des conseils de gestion et des comités scientifiques et rédaction des comptes-rendus
• Gestion des agendas de la direction
• Organisation des réunions internes et rédactions des comptes-rendus
• Assurer l'interface avec les services de la direction et les partenaires internes et externes
Activités associées :
• Gestion des contrats étudiants : réception et instruction du dossier administratif, complétion du contrat, déclaration et saisie mensuelle des heures travaillées, transmission du dossier et contrat, établissement de l'attestation de service fait et de l'état liquidatif des heures à payer, transmission de l'état liquidatif via l'espace SHAREPOINT (bascule dans OSE au 1er trimestre 2026)
• Gestion et suivi de l'outil CONTRATHEQUE : enregistrement et suivi des conventions sans incidence financière
• Gestion et suivi du circuit de signatures dans l'outil E-Sup Signatures
• Contribution à l'organisation des élections de la composante
Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des projets d'établissement et des évolutions statutaires ou réglementaires

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (entre 1600 € et 1650 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière)
Connaissances souhaitées :
• Environnement : enseignement supérieur et recherche
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Techniques de communication
Savoir-faire :
• Avoir des qualités d'expression orale et des compétences rédactionnelles
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques
Savoir être :
• Devoir de réserve
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel