chargé administration H/F - EC20545

Description

chargé administration H/F - EC20545 Poste basé au conservatoire de Vert-Saint-Denis

Notre institution :
Grand Paris Sud Seine-Essonne-Sénart, composée de 1600 agents, est une Communauté d’Agglomération située sur un bassin de 361 024 habitants, répartis sur 23 communes, sur les départements de l’Essonne et de la Seine-et-Marne.

La collectivité gère des salles de spectacles, des médiathèques, des équipements
d’enseignements artistiques (conservatoires et ateliers d’arts plastiques) et des cinémas. Les 10
conservatoires sont réunis depuis le 1er septembre 2021 en un réseau commun.

Vos futures missions :

Votre mission sera d’assurer le suivi des dossiers administratifs du conservatoire en lien avec la référente administrative du territoire et le service administratif et financier du réseau des conservatoires.

Placé sous la responsabilité de la Directrice du conservatoire, vous serez amené à :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique,
- Gérer les inscriptions, les dossiers administratifs et la scolarité des élèves,
- Élaborer avec la direction le planning des cours,
- Veiller à la bonne organisation des examens,
- Assurer la réception, le traitement, la vérification et le classement des fonds et des pièces comptables des usagers,
- Préparer le versement des fonds et des pièces correspondantes pour le régisseur principal de recettes selon un calendrier annuel établi,
- Assurer le suivi des locations d’instruments et l’inventaire du parc instrumental
- Rédiger des courriers, notes administratives, comptes rendus de réunion,
- Assurer le suivi des actes administratifs, des demandes budgétaires, des procédures RH.
- Achats : Envoi des devis et réception des livraisons
- Bâtiment : Envoi et suivi des demandes de travaux – Mise à jour inventaire
- Communication : élaborer les programmes et les affiches des évènements, le cas échéant.

Spécificités du poste :
Présence ponctuelle lors de manifestations ou d’évènements sur le réseau des conservatoires (soirée, week-end)
Pics d’activité (examens, auditions, début et fin d’année scolaires, facturation, participation à la saison des conservatoires du territoire)