Responsable du secrétariat général (H/F)

Description

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION

Pour permettre un service public de qualité, ce sont plus de 1 000 agents qui sont déployés chaque jour au sein des différents espaces et structures de la ville (école, parc, voirie, crèche, médiathèque, conservatoire, théâtre-cinéma, CCAS, etc.). Vous souhaitez mettre votre expertise au service de l'équipe de direction de la Ville ? Cette offre peut vous intéresser ! Nous recherchons activement un référent du secrétariat de la direction générale et secteur assemblée.

DESCRIPTION DES MISSIONS

Rattaché au Directeur Général des Services et auprès des Directrices Généraux Adjointes ainsi que du Directeur Général des Services Techniques, vous êtes en charge de la gestion des dossiers, des agendas, de l'accueil et de diverses tâches administratives. Vous coordonnez l'activité de l'assistante de direction dans ses missions quotidiennes et dans l’organisation des assemblées délibérantes en lien avec le service des Affaires juridiques.

Vos journées sont rythmées par différentes activités telles que :
- Suivre les projets de la Ville en lien avec les directions opérationnelles et rédiger des notes, comptes rendus, etc.
- Gérer des actes administratifs : enregistrement, télétransmission au contrôle de légalité et classement des décisions L2122 du CGCT
- Planifier des rendez-vous et réunions : convocations, réservations, installation de salles, etc.
- Accueillir et informer divers interlocuteurs (élus, agents, partenaires extérieurs, etc.)
- Réceptionner et diffuser des informations orales et écrites aux personnes concernées (courriers, courriels, etc.)
- Attribuer le courrier entrant de la ville
- Gérer les délégations de signatures et les congés pour les membres de l’exécutif et la direction
- Suivre des avis de contravention : identification conducteur, désignation ou mise en paiement, etc.
- Suivre les attributions de place de parking pour les agents municipaux et les prêts de véhicule
- Veiller à la bonne organisation des conseils municipaux et participer occasionnellement aux séances

Pour mener à bien vos missions vous êtes en lien constant avec les services municipaux, les élus, les institutions et les partenaires extérieurs.

Particularité du poste :
37h30 hebdomadaire du lundi au vendredi. Horaires : de 8h à 12h puis de 13h30 à 17h30
Présence requise pour la permanence à la direction générale par roulement le samedi matin (environ 5 par an)
Utilisation de logiciel métiers : logiciel courrier Elise, CIRIL finances, portail de dématérialisation Fast Actes et ELus

PROFIL RECHERCHÉ

Diplôme issu de l'enseignement supérieur (niveau licence à minima)
Expérience significative sur poste équivalent
Connaissance du fonctionnement d'une commune et des acteurs qui la compose
Connaissance des règles des marchés publics
Maitrise des techniques de secrétariat
Maitrise des techniques de classement et d'archivage
Maitrise de l'outil informatique
Capacité à travailler en transversalité
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Rigueur, autonomie, organisation et adaptabilité

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Transmettez dès à présent votre candidature.