Assistant(e) de Direction - Directions Assurances & Fiscale F/H

Description

Vous apporterez un support administratif et organisationnel à deux directions Assurances (4 personnes) et Fiscalité (8 personnes).
Vos responsabilités s'articuleront autour des axes suivants :
Organisation & Coordination
- Gestion des agendas : planification des réunions (internes, externes, bimestrielles, entretiens annuels), réservation des salles, etc.,
- Organisation des déplacements (trains, avions, hôtels, voitures).
- Organisation des visites de sites avec les assureurs (environ 15/an) ou les contrôleurs fiscaux ( 1 à 2 par an).
Gestion Administrative & Documentaire
- Mise en forme et synthèse des présentations et documents (Word, PowerPoint).
- Gestion des bases documentaires et archivage (SharePoint, espaces partagés)
- Gestion des courriers officiels.
- Gestion des NDA et documents contractuels avec les partenaires.
- Gestion des bases fiscales : abonnements, accès, support technique.
- Accueil et suivi administratif des stagiaires et alternants.
Achats & Processus
- Gestion des commandes et achats via SAP (processus P2P : DA, commandes, réception, suivi).
- Suivi des factures/ paiements : honoraires, primes d'assurance, relances internes.
Suivi & Reporting
- Collecte des informations internes pour les renouvellements (salariés, véhicules, clés SI, chiffres d'affaires etc.).
- Mise à jour et communication avec les directions connexes (juridique, comptabilité, audit, etc.).
Gestion des Formulaires & Attestations
- Demande et suivi des attestations (publipostage annuel, envoi aux entités).
- Gestion des demandes de formulaires fiscaux (certificats de résidence, CRS/FATCA, W8BenUSA).
Le poste est évolutif et d'autres missions pourront vous êtes attribuées.

Profil recherché :
Formation : Bac+2 minimum (type BTS Assistant Manager, SAM, Gestion PME).
Expérience : 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement en environnement corporate.
Compétences clés:
o   Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel) et SAP .
o   Organisation, rigueur et sens des priorités.
o   Discrétion et excellent relationnel.
o   Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément.
La capacité à travailler occasionnellement (mails et demandes simples et occasionnels)  en anglais serait un plus