Gestionnaire administratif - Service Recherche (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS :

Présentation du service Recherche / LAB
Placé sous l'autorité de la Secrétaire générale de l'IAE Paris-Sorbonne, le service Recherche – LAB IAE Paris-Sorbonne, assure la coordination des activités scientifiques, administratives et financières liées à la recherche en sciences de gestion.
Elle a pour mission de soutenir la production et la valorisation des travaux de recherche, d'accompagner les enseignants-chercheurs et doctorants dans leurs démarches administratives, et de garantir la bonne mise en œuvre des procédures budgétaires et contractuelles associées aux chaires et projets de recherche.
Le service se compose d'une responsable, d'un ingénieur d'études, d'un gestionnaire administratif et de plusieurs contractuels de recherche, intervenant sur des projets spécifiques ou rattachés aux chaires (doctorants et collaborateurs).
Missions :
Sous la responsabilité de la cheffe du service Recherche, le ou la gestionnaire administratif(ve) assure le suivi des activités administratives du LAB IAE Paris-Sorbonne. Il/elle participe à la mise en œuvre des procédures liées à la recherche, à la gestion des doctorants et aux conventions des chaires, contribue à la valorisation des travaux de recherche et apporte un appui administratif à l'animation scientifique du laboratoire.
Activités principales :
1. Gérer la formation doctorale et HDR en sciences de gestion
• Conseiller les candidats dans leurs démarches administratives.
• Recevoir, vérifier et assurer le suivi des dossiers de candidature conformément aux procédures de l'École Doctorale.
• Gérer les comptes CPF, de l'acceptation des demandes jusqu'à la facturation.
• Organiser et suivre le déroulement des cours doctoraux.
• Apporter un appui logistique et administratif à l'organisation des comités de suivi individuel (CSI).
• Assurer le suivi administratif des doctorants, de l'inscription à la soutenance.
• Instruire et suivre les demandes de bourses, contrats doctoraux et conventions CIFRE.
• Gérer l'attribution des ECTS en conformité avec la réglementation de l'École Doctorale.
• Préparer, organiser et suivre les soutenances de thèse.
• Éditer et transmettre les diplômes de doctorat.
• Assurer le suivi administratif des anciens doctorants.
2. Organiser et suivre les missions des chercheurs et doctorants
• Effectuer les réservations de transport (billets d'avion, de train, etc.).
• Établir les bons de commande et en assurer le suivi en lien avec le service financier.
• Rédiger les certificats administratifs nécessaires au bon déroulement des missions

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences et connaissances requises :
Connaissances générales
• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
• Maîtrise des outils de gestion administrative et financière (SIFAC apprécié).
• Maîtrise des logiciels de gestion de la scolarité (APOGEE, EPI).
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Pratique professionnelle de l'anglais (niveau B1 à B2).
• Maîtrise des outils de gestion de la relation usager
Savoir faire
• Appliquer les procédures administratives et financières propres aux activités de recherche et aux formations doctorales.
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers des doctorants et chercheurs.
• Organiser les missions et déplacements dans le respect des règles budgétaires et institutionnelles.
• Préparer et suivre les soutenances, réunions et comités de suivi individuel.
Rédiger et mettre en forme les documents administratifs nécessaires aux activités du laboratoire.
• Collecter, vérifier et transmettre les informations entre les différents services et partenaires.
Savoir être
• Sens du service et de l'accueil.
• Goût du travail en équipe.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Réactivité et adaptabilité face aux imprévus.
• Autonomie dans l'exécution des tâches.