Gestionnaire administratif et secrétariat général (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS :

Le/la gestionnaire administratif.ve et secrétariat général travaille en collaboration avec le service juridique et intervient sur la préparation des instances municipales et sur tous les actes de la collectivité tels qu'identifiés ci-après. L'agent est l'interlocuteur dédié pour la gestion des dossiers d'assurances. L'agent est autonome, d'une grande rigueur et maîtrise les procédures liées aux actes administratifs.

Gestion des instances municipales
• Préparation des commissions et conseils municipaux : note de synthèse, délibérations, relevé des décisions, préparation des fonds de dossiers, en lien avec les services
• Relecture et modification des procès-verbaux du Conseil Municipal (en collaboration avec un prestataire externe)

Gestion des actes administratifs
• Gestion des décisions du Maire : réception, contrôle, suivi des validations, signature de l'élu, transmission au contrôle de légalité/publication, enregistrement, tenue du registre des actes administratifs
• Gestion des délibérations : réception, suivi des validations, inscription à l'ordre du jour du Conseil Municipal, saisine du sens des votes, transmission au contrôle de légalité/publication, enregistrement, tenue du registre des délibérations


Gestion des assurance
• Gestion des sinistres de la Ville et de la protection fonctionnelle en lien avec le service juridique
• Lien avec les assureurs et le courtier
• Gestion des contrats et de leur renouvellement

Gestion administrative en lien avec la Direction :
• Instruction et traitement des demandes de ventes au déballage,
• Gestion de la comptabilité de la Direction en lien avec les services
• Rédaction des décisions du Maire se rapportant à l'activité du service

PROFIL RECHERCHÉ :

• Titulaire d'un BAC+2 ou BAC+3 dans le domaine juridique
• Une expérience similaire serait un plus
• Connaissance de l'environnement juridique des collectivités territoriales, du fonctionnement du secteur judiciaire et assuranciel
• Connaissance des bases de la comptabilité publique
• Connaître le logiciel Ciril finance serait un plus
• Maîtrise des règles de base de la gestion assurancielle
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Outlook, Word, Excel, PPT, logiciel de télétransmission : DOCAPOST, logiciel de dématérialisation des convocations : FAST), back office du site internet de la ville (open source, Dupral)
• Maîtrise réglementaire des assemblées (convocation, délais...)
• Autonomie
• Rigueur
• Gestion de l'urgence et des priorités
• Réactivité
• Qualité rédactionnelle et capacité de synthèse