Assistant(e) de Gestion (h/f) Temps partiel 4/5e (80%) - Boulogne Billancourt, Hauts de Seine

Description

RESPONSABILITÉS :

0 à 3 ans maximum, idéalement acquise en agence d'architecture, bureau d'études, ou environnement de maîtrise d'œuvre.
• Accueil téléphonique et gestion des emails entrants et sortants
• Rédaction, mise en forme et suivi de documents administratifs (courriers, comptes rendus, contrats, conventions)
• Classement, archivage et structuration des dossiers (physique et numérique)
• Suivi administratif des dossiers de projets tout au long de leur avancement
• Organisation logistique ponctuelle (réunions, déplacements, fournitures)
• Émission, mise en forme et suivi des factures clients (honoraires, situations)
• Suivi des règlements clients et relances si nécessaire
• Réception, vérification et saisie des factures fournisseurs
• Préparation et transmission des éléments comptables au cabinet externe
• Participation au suivi de la trésorerie et à la mise à jour de tableaux de bord simples
• Suivi administratif du personnel : congés, absences, notes de frais
• Préparation et transmission des variables de paie
• Mise à jour des dossiers salariés et contrats
• Suivi administratif des marchés publics et/ou privés
• Aide à la constitution et au dépôt des dossiers d'appels d'offres
• Suivi des assurances professionnelles, agréments et qualifications
• Interface administrative avec les partenaires (maîtrise d'ouvrage, bureaux d'études, entreprises)

PROFIL RECHERCHÉ :

Bac +2 / Bac +3 en gestion, administration, assistanat ou équivalent
• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
• À l'aise avec les chiffres et le suivi budgétaire
• Connaissance du fonctionnement d'une agence d'architecture ou d'un bureau d'études appréciée
• Organisation et rigueur
• Polyvalence et autonomie
• Bon relationnel et sens de la confidentialité
• Capacité à prioriser et à travailler dans un environnement dynamique