Secrétaire de Direction (H/F)

Description

Sous la supervision de la cheffe de cabinet, vous assurez un soutien opérationnel et logistique pour la Direction Générale à travers les missions suivantes :

1. Gestion d'agenda et pilotage du temps
- Assurer le pilotage complexe de l'emploi du temps du Directeur Général et du Directeur de Cabinet.
- Optimiser et coordonner les agendas des différents responsables en veillant à la cohérence des rendez-vous et des instances.

2. Support exécutif et Secrétariat
- Apporter un soutien direct au Directeur Général dans la préparation de sa feuille de route quotidienne.
- Prendre en charge la rédaction des comptes rendus de réunions stratégiques ainsi que la mise en forme de notes de synthèse et de supports de présentation.
- Traiter le courrier et filtrer les sollicitations téléphoniques avec réactivité et professionnalisme.

3. Logistique opérationnelle et déplacements
- Organiser l'intégralité des déplacements et des missions : réservation, préparation des dossiers, ordres de mission et formalités administratives associées.
- Réaliser le suivi rigoureux des notes de frais, des commandes et des achats relatifs aux activités de la direction.

4. Accueil et Suivi des instances
- Accueillir les partenaires et invités de la Direction Générale lors des entretiens officiels.
- Assurer le suivi de la participation interne aux réunions et coordonner la logistique des salles.

5. Protocole et Veille
- Garantir l'application des règles protocolaires lors des événements et rencontres de haut niveau.
- Assurer une veille relative à l'environnement de l'organisation et gérer l'intérim au sein du binôme d'assistanat pour garantir la continuité de service.

Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles, d'un esprit de synthèse affiné et d'une maîtrise complète des outils bureautiques. Doté d'un fort sens de l'organisation, vous savez gérer votre temps et celui des autres avec flexibilité et proactivité. Votre aisance relationnelle et votre esprit d'équipe vous permettent d'échanger avec des interlocuteurs variés, tout en garantissant une discrétion absolue et le respect de la confidentialité. La maîtrise de l'anglais est indispensable, celle de l'espagnol ou du portugais constituant un atout majeur.